El ámbito interno de la empresa
El gráfico: “Modelo de un
Sistema Organizativo”, incluido en la
anterior entrega, muestra que, toda organización se encuentra inmersa en su entorno más o menos
inmenso, el cual, no es controlable por la misma. Quizá, con suerte, si cuenta
con una buena estrategia, estará en capacidad de influir en el mismo, con el
objeto de interactuar lo mejor posible y obtener los resultados planificados.
Para ello, realizará continuos intercambios por ser en el entorno: donde realmente sucede lo más importante para cualquier empresa.
En esta entrega, me referiré a los aspectos
internos fundamentales de cualquier tipo de empresa. Aspectos, que sí son controlables por la misma. Algo
que algunas realizan muy bien y otras, con grandes deficiencias. Con fines
didácticos, describiré la organización o empresa, como conformada por cuatro
capas o cubiertas internas, permeables (como una cebolla). En el caso de las
capas internas, la permeabilidad entre ellas, debe ser muy elevada y, la que hace contacto con el exterior, también
permeable, pero de forma que le permita, al mismo tiempo, protegerse de embates
no deseables que siempre podrán surgir del exterior.
Capa1: Filosofía
y Estrategia
De las cuatro capas internas, la más externa conforma,
a mi modo de ver, lo relativo a la filosofía
y estrategia de la empresa. En ella, se determina con precisión cómo la
misma se relacionará con su entorno con la finalidad de ser competitiva y
exitosa. El objetivo es, determinar el tipo de empresa que se
quiere ser y la estrategia de futuro que deberá seguir, no sólo para su
supervivencia, si no, más bien, para mantenerse siempre competitiva. La estrategia por
otra parte, deberá ser suficientemente flexible y cambiante, al mismo tiempo
que estable, para servir como indicadora de la dirección hacia dónde se quiere
llegar y del camino a seguir. Este tipo de estrategia le permitirá estar en
capacidad de adaptarse de forma rápida y adecuada a los cambios no previstos y,
más importante aún, no controlables que sucederán. Algo que ocurre con frecuencia en el entorno, y que afecta a uno o a varios
de los sistemas de demanda externos, en sus exigencias para con la
organización.
Esta capacidad de ser y actuar de manera flexible y rápida, es cada día más
relevante. Esta capa guía a la empresa a lograr sus fines. Está conformada por: la Visión, Misión,
Propósitos, Valores, Políticas, Estrategias de futuro, Objetivos y Metas. Todo
ello bien alineado, da forma al enfoque y dirección de la organización. Conforma la Estrategia Competitiva de la Empresa; es por ello una capa
fundamental. Todo lo que ocurra en la empresa deberá estar obligatoriamente alineado con la filosofía y la
estrategia; de lo contrario, se producen barreras, problemas, conflictos, dudas
y muchos otros que provocan desperdicio general de toda índole: Humano,
económico, material, de tiempo, de recursos, y otros. Produce también, gran incidencia en la
atención y la calidad del servicio prestado a los clientes y/o en lo que se
produce.
Capa 2: Ideología, cultura y clima de la organización
Son la
cultura y el clima de trabajo de la empresa, desde nuestro punto de vista,
resultado de la interacción de todos los elementos y subsistemas que forman
parte de las cuatro capas, en su búsqueda y acciones permanentes dirigidas a
facilitar a la organización lograr sus objetivos y finalidades estratégicas.
Ese cúmulo de interacciones continuas entre tan diferentes elementos
componentes, da como resultado final una
cultura organizativa específica, de gran impacto en la vida y ambiente interno
de cada empresa.
La frase: “así es como se hacen las cosas en esta
organización”, refleja su forma de ser, de actuar y de comportarse. Representa
así mismo, aspectos de la “personalidad
propia de la empresa”, donde cada una se diferencia de las demás y donde
todos los miembros de la misma se basan para saber cómo actuar y comportarse.
Capa
3: Principales subsistemas
En esta capa, es donde suelen encontrarse los
más diversos enfoques, teorías y modelos, de acuerdo con diferentes autores,
especialistas y consultores. Personalmente, y después de buscar y analizar
diversos modelos y enfoques, llegamos a la idea de los cinco subsistemas fundamentales que presento:
a) Humano
Conformado por todos los miembros de la organización y por aspectos que
resultan fundamentales para el individuo con el objeto de facilitarle alcanzar
una elevada eficacia, su crecimiento, desarrollo de sus
competencias, progreso y el éxito en los
diferentes trabajos que llegue a realizar, y también, como refuerzo para su autoestima.
Para alcanzar esa finalidad, es esencial conocer y facilitarles entre otras
cosas: Un buen desarrollo de su madurez psicológica; un buen nivel de
potenciación (empowerment), para
estar en condiciones de ejecutar su trabajo de manera autónoma, responsable, aprovechando su potencial y competencias basado en el compromiso; un ambiente que
motive y apasione; relaciones y comunicaciones de apoyo entre los miembros, niveles y departamentos; confianza mutua; trabajo
cooperativo, de equipo, con el fin de
evitar, o minimizar conflictos disfuncionales no creativos y las “luchas de
poder”, que tanto dañan a las personas y al clima de la organización, cuando
están presentes.
b) De Autoridad
Es parte del
subsistema humano, pero se trata ahora, de individuos que por diversas razones
y motivos han alcanzado posiciones formales de autoridad y poder dentro de la
organización. Dado el impacto que produce dependiendo de cómo se ejerza dentro
del ámbito total o parcial de cualquier empresa y por información e investigaciones
que existen, decidí señalarlo aparte dentro del modelo. Su importancia e impacto en la efectividad de
las organizaciones es determinante. Se trata del tema sobre el que más se ha
investigado y escrito en relación con las organizaciones.
Conforman este subsistema todas aquellas personas que
tienen nivel de mando y jerarquía formal
dentro de la empresa. Incluye desde el más alto y de mayor peso e impacto,
hasta el más bajo nivel de autoridad
c)
Operativo
Es el subsistema de mayor complejidad y tiene mucho que ver con la calidad de la ejecución final. Se incluyen en él los aspectos duros, operativos y
los de funcionamiento, tales como: la estructura, procesos, organización y
ejecución de las tareas usuales en la mayor parte de las empresas, que afectan a todas las posibles funciones y
actividades de las mismas: Marketing, Diseño, Ventas, Aprovisionamiento, Producción,
Distribución, Servicio Post-venta, Administración, Recursos Humanos y otros
más, comunes en cualquier empresa. Tiene
que ver con aspectos como:
1.
Estructura y funcionamiento de la empresa y sus
componentes:
2.
¿Cuáles y cómo son los procesos que se utilizan? Con el
fin de elaborar los productos y dar los servicios que se prestan, tanto a
clientes externos, como a los internos.
3.
Organización: ¿Cómo está organizado el trabajo? ¿Cuáles
son las tareas y actividades a ser ejecutadas para asegurar un excelente
servicio y elaborar productos de calidad?
4.
¿De qué tecnologías duras y blandas dispone
la organización para que el trabajo se realice de manera eficiente y
automatizada en las áreas donde sea apropiado (Diseño, Producción, Aprovisionamiento,
Facturación, Despacho, Administración...)?
d) Informativo
La
información ha pasado en los últimos años a ser un recurso de gran importancia
para la gestión de las empresas. Hoy en día, es fundamental disponer de la
información necesaria para la adecuada realización de la toma de decisiones. En
algunos tipos de empresas son sistemas que procesan información vital. Este
subsistema, ha venido adquiriendo un papel cada vez más relevante en las
organizaciones, en especial en los últimos 20 años, y lo será más de cara al
futuro. Se observa con claridad, especialmente, en empresas del ámbito financiero
y de seguros, además de, en todas aquellas que utilizan, para múltiples
actividades las ventajas que ofrece hoy, la red Internet.
e)
Financiero
La idea de
señalar específicamente a este subsistema como fundamental, se debe a que hemos comprobado como: Planes,
Proyectos, Inversiones y otros, que la
organización consideraba vitales, se paralizaron por el peso, no siempre conveniente,
que emana del mismo; con frecuencia además, sin estar alineado con la estrategia que la
empresa ha decidido llevar adelante. Un claro ejemplo es lo que está ocurriendo
desde hace ya unos años debido a la crisis económica que aqueja a empresas y
todo tipo de organizaciones en el mundo. Visto de manera amplia, su impacto
positivo o negativo, ha quedado muy claro que es determinante. Este subsistema
ejerce, de acuerdo con nuestra experiencia, un peso específico muy importante y
condiciona mucho a los demás subsistemas, a las actividades, y a la organización
en general. Además puede convertirse, y con frecuencia es lo que ocurre, en un freno para los cambios, la innovación y el desarrollo necesario en la
empresa.
Capa 4.- Alta dirección o alta
gerencia.
La cuarta capa es determinante, hemos
arribado al punto central y clave de toda organización. Todas las capas
anteriores dependen de manera muy marcada de ésta, denominada generalmente Alta Dirección o Alta Gerencia,
dependiendo del país y cultura del mismo al respecto. Esta capa, continuando con
el símil de la cebolla, está siempre conformada por un pequeño grupo de
personas que ostentan la máxima autoridad, por lo que sus decisiones y acciones
tienen un gran impacto positivo, o negativo sobre la misma; dependiendo de lo
acertadas y oportunas que sean.
Hemos observado con cierta frecuencia, que quienes la conforman son
personas que se comportan, por lo general, más como grupo, que como sería lo deseable: un equipo de
líderes o de dirección integrado. Si lo hacen muy bien, la
organización será competitiva, eficaz, exitosa y será, además, un lugar donde
las personas deseen trabajar y permanecer para hacer carrera profesional y
personal. Si no lo hacen bien, si no están claros y comprometidos con: una visión, misión estimulantes, con
estrategias claramente definidas, comunicadas y compartidas, con objetivos y
metas a ser logradas; si no se llevan bien entre ellos y hay luchas de poder; pobre
organización, los resultados serán deficientes. Además, una de las consecuencias será que no durará muchos años
en el mercado, aunque cuente con buenos recursos económicos y financieros para sostenerse por un tiempo.
