LA COMPLEJIDAD DE LAS EMPRESAS

El ámbito interno de la empresa

El gráfico: “Modelo de un Sistema Organizativo”,  incluido en la anterior entrega, muestra que, toda organización se encuentra inmersa en su entorno más o menos inmenso, el cual, no es controlable por la misma. Quizá, con suerte, si cuenta con una buena estrategia, estará en capacidad de influir en el mismo, con el objeto de interactuar lo mejor posible y obtener los resultados planificados. Para ello, realizará continuos intercambios por ser en el entorno: donde realmente sucede lo más importante para cualquier empresa.

 En esta entrega, me referiré a los aspectos internos fundamentales de cualquier tipo de empresa. Aspectos, que sí son controlables por la misma. Algo que algunas realizan muy bien y otras, con grandes deficiencias. Con fines didácticos, describiré la organización o empresa, como conformada por cuatro capas o cubiertas internas, permeables (como una cebolla). En el caso de las capas internas, la permeabilidad entre ellas, debe ser muy elevada y,  la que hace contacto con el exterior, también permeable, pero de forma que le permita, al mismo tiempo, protegerse de embates no deseables que siempre podrán surgir del exterior.

Capa1:   Filosofía  y  Estrategia

De las cuatro capas internas, la más externa conforma, a mi modo de ver, lo relativo a la filosofía  y estrategia de la empresa. En ella, se determina con precisión cómo la misma se relacionará con su entorno con la finalidad de ser competitiva y exitosa. El objetivo es, determinar el tipo de empresa que se quiere ser y la estrategia de futuro que deberá seguir, no sólo para su supervivencia, si no, más bien, para mantenerse siempre competitiva.  La estrategia por otra parte, deberá ser suficientemente flexible y cambiante, al mismo tiempo que estable, para servir como indicadora de la dirección hacia dónde se quiere llegar y del camino a seguir. Este tipo de estrategia le permitirá estar en capacidad de adaptarse de forma rápida y adecuada a los cambios no previstos y, más importante aún, no controlables que sucederán. Algo que  ocurre con frecuencia  en el entorno, y que afecta a uno o a varios de los sistemas de demanda externos, en sus exigencias para con la organización.

Esta capacidad de ser y actuar de manera flexible y rápida, es cada día más relevante. Esta capa guía a la empresa a lograr sus fines. Está conformada por: la Visión, Misión, Propósitos, Valores, Políticas, Estrategias de futuro, Objetivos y Metas. Todo ello bien alineado, da forma al enfoque y dirección de la organización.  Conforma la Estrategia Competitiva de la Empresa; es por ello una capa fundamental. Todo lo que ocurra en la empresa deberá estar obligatoriamente alineado con la filosofía y la estrategia; de lo contrario, se producen barreras, problemas, conflictos, dudas y muchos otros que provocan desperdicio general de toda índole: Humano, económico, material, de tiempo, de recursos, y otros.  Produce también, gran incidencia en la atención y la calidad del servicio prestado a los clientes y/o en lo que se produce.

Capa 2:   Ideología, cultura y clima de la organización

Son la cultura y el clima de trabajo de la empresa, desde nuestro punto de vista, resultado de la interacción de todos los elementos y subsistemas que forman parte de las cuatro capas, en su búsqueda y acciones permanentes dirigidas a facilitar a la organización lograr sus objetivos y finalidades estratégicas. Ese cúmulo de interacciones continuas entre tan diferentes elementos componentes, da como resultado final una cultura organizativa específica, de gran impacto en la vida y ambiente interno de cada empresa.

La frase: “así es como se hacen las cosas en esta organización”, refleja su forma de ser, de actuar y de comportarse. Representa así mismo, aspectos de la “personalidad propia de la empresa”, donde cada una se diferencia de las demás y donde todos los miembros de la misma se basan para saber cómo actuar y comportarse.

                Capa 3:   Principales  subsistemas                                    

En esta capa, es donde suelen encontrarse los más diversos enfoques, teorías y modelos,  de acuerdo con diferentes autores, especialistas y consultores. Personalmente, y después de buscar y analizar diversos modelos y enfoques, llegamos a la idea de los cinco subsistemas fundamentales  que  presento:

             a)   Humano

Conformado por todos los miembros de la organización y por aspectos que resultan fundamentales para el individuo con el objeto de facilitarle alcanzar una elevada  eficacia,  su crecimiento, desarrollo de sus competencias, progreso y el éxito en  los diferentes trabajos que llegue a realizar, y también, como refuerzo para su autoestima. Para alcanzar esa finalidad, es esencial conocer y facilitarles entre otras cosas: Un buen desarrollo de su madurez psicológica; un buen nivel de potenciación (empowerment), para estar en condiciones de ejecutar su trabajo de manera autónoma, responsable,  aprovechando su potencial y competencias  basado en el compromiso; un ambiente que motive y apasione; relaciones y comunicaciones de apoyo entre los  miembros, niveles y departamentos; confianza  mutua; trabajo cooperativo, de  equipo, con el fin de evitar, o minimizar conflictos disfuncionales no creativos y las “luchas de poder”, que tanto dañan a las personas y al clima de la organización, cuando están presentes.

                 b)  De Autoridad

Es parte del subsistema humano, pero se trata ahora, de individuos que por diversas razones y motivos han alcanzado posiciones formales de autoridad y poder dentro de la organización. Dado el impacto que produce dependiendo de cómo se ejerza dentro del ámbito total o parcial de cualquier empresa y por información e investigaciones que existen, decidí señalarlo aparte dentro del modelo.  Su importancia e impacto en la efectividad de las organizaciones es determinante. Se trata del tema sobre el que más se ha investigado y escrito en relación con las organizaciones.

Conforman  este subsistema todas aquellas personas que tienen  nivel de mando y jerarquía formal dentro de la empresa. Incluye desde el más alto y de mayor peso e impacto, hasta el más bajo nivel de autoridad

              c)   Operativo

Es el subsistema de mayor complejidad y tiene mucho que ver con la calidad de la ejecución final. Se incluyen en él los aspectos duros, operativos  y los de funcionamiento, tales como: la estructura, procesos, organización y ejecución de las tareas usuales en la mayor parte de las empresas,  que afectan a todas las posibles funciones y actividades de las mismas: Marketing, Diseño, Ventas, Aprovisionamiento, Producción, Distribución, Servicio Post-venta, Administración, Recursos Humanos y otros más, comunes en cualquier empresa.  Tiene que ver con aspectos como:

1.       Estructura y funcionamiento de la empresa y sus componentes:

2.       ¿Cuáles y cómo son los procesos que se utilizan? Con el fin de elaborar los productos y dar los servicios que se prestan, tanto a clientes externos, como a los internos.

3.       Organización: ¿Cómo está organizado el trabajo? ¿Cuáles son las tareas y actividades  a ser ejecutadas para asegurar un excelente servicio y elaborar productos de calidad?

4.       ¿De qué tecnologías duras y blandas dispone la organización para que el trabajo se realice de manera eficiente y automatizada en las áreas donde sea apropiado (Diseño, Producción, Aprovisionamiento, Facturación, Despacho, Administración...)?

                d)   Informativo

La información ha pasado en los últimos años a ser un recurso de gran importancia para la gestión de las empresas. Hoy en día, es fundamental disponer de la información necesaria para la adecuada realización de la toma de decisiones. En algunos tipos de empresas son sistemas que procesan información vital. Este subsistema, ha venido adquiriendo un papel cada vez más relevante en las organizaciones, en especial en los últimos 20 años, y lo será más de cara al futuro. Se observa con claridad, especialmente, en empresas del ámbito financiero y de seguros, además de, en todas aquellas que utilizan, para múltiples actividades las ventajas que ofrece hoy, la red Internet.

             e)   Financiero

La idea de señalar específicamente a este subsistema como fundamental,  se debe a que hemos comprobado como: Planes, Proyectos, Inversiones  y otros, que la organización consideraba vitales, se paralizaron por el peso, no siempre conveniente, que emana del mismo; con frecuencia además,  sin estar alineado con la estrategia que la empresa ha decidido llevar adelante. Un claro ejemplo es lo que está ocurriendo desde hace ya unos años debido a la crisis económica que aqueja a empresas y todo tipo de organizaciones en el mundo. Visto de manera amplia, su impacto positivo o negativo, ha quedado muy claro que es determinante. Este subsistema ejerce, de acuerdo con nuestra experiencia, un peso específico muy importante y condiciona mucho a los demás subsistemas, a las actividades, y a la organización en general. Además puede convertirse, y con frecuencia es lo que ocurre, en un freno para los cambios, la  innovación y el desarrollo necesario en la empresa.

                    Capa  4.-   Alta dirección  o  alta gerencia.

La cuarta capa es determinante, hemos arribado al punto central y clave de toda organización. Todas las capas anteriores dependen de manera muy marcada de ésta, denominada generalmente Alta Dirección o Alta Gerencia, dependiendo del país y cultura del mismo al respecto. Esta capa, continuando con el símil de la cebolla, está siempre conformada por un pequeño grupo de personas que ostentan la máxima autoridad, por lo que sus decisiones y acciones tienen un gran impacto positivo, o negativo sobre la misma; dependiendo de lo acertadas y oportunas que sean.

Hemos observado con cierta frecuencia, que quienes la conforman son personas que se comportan, por lo general, más como grupo, que como sería lo deseable: un equipo de líderes o de dirección integrado. Si lo hacen muy bien, la organización será competitiva, eficaz, exitosa y será, además, un lugar donde las personas deseen trabajar y permanecer para hacer carrera profesional y personal. Si no lo hacen bien, si no están claros y comprometidos con: una visión, misión estimulantes, con estrategias claramente definidas, comunicadas y compartidas, con objetivos y metas a ser logradas; si no se llevan bien entre ellos y hay luchas de poder; pobre organización, los resultados serán deficientes. Además, una de las  consecuencias será que no durará muchos años en el mercado, aunque cuente con buenos recursos económicos  y financieros para sostenerse por un tiempo.