LAS COMUNICACIONES 2ª PARTE

LAS COMUNICACIONES - 2ª Parte

Finalicé la entrega anterior dedicada a esta temática vital para el mundo de los negocios y las relaciones, en general, señalando: “El tema de las comunicaciones, origen de relaciones e interacciones de todo tipo, es esencial para crear en las organizaciones, las condiciones favorables que van a facilitar a los individuos, alcanzar sus objetivos personales y los de la empresa donde laboran”. He ahí una de las razones de porque es fundamental.

Señalaba en ese post, lo complejo del mundo de las comunicaciones, a las que se añaden otras que destacaré en la presente.

En ese sentido considero que la siguiente frase explica, en buena medida, esa complejidad.

 “Todo comportamiento o conducta y no sólo el habla, es comunicación”

La citada frase, nos deja ver claramente que como mínimo existen tres tipos de comunicación: Verbal, escrita y gestual. Pero la cosa se complica más cuando se ha podido afirmar, basándose en diversos estudios realizados en los años 80 y 90, que la más deficiente forma de comunicación, la que se presta a mayores dificultades y la más sujeta a diferentes interpretaciones es, la escrita. 

Le sigue, en cuanto a garantía de calidad, la comunicación verbal, hablada. Y aunque no nos parezca así, esos mismos estudios han demostrado que es, mediante los gestos, la mímica, el cuerpo, diversas expresiones gestuales y otros, como más poderosamente damos información, mucha de ella no consciente, a nuestros interlocutores.

 ¿A quien no le ha pasado que alguien le esté diciendo algo y uno perciba, debido a su gestualidad, que nos está mintiendo? Todos en diferentes momentos hemos vivido ese tipo de experiencias, donde observamos incongruencias e inconsistencias entre lo que se habla y dice, versus lo que percibimos. En el trabajo diario, es algo bastante común. De ahí, los abundantes problemas relacionados con la comunicación.

 Ahondando en lo que habitualmente se considera comunicación, señalaré que ésta, tiene como finalidad, facilitar el encuentro, la mutua comprensión, la convivencia, la posibilidad de influir en el otro, el aprendizaje, y varios aspectos más, todos importantes y relevantes para la búsqueda de entendimiento. Al hacerlo, las personas, mejor dicho, los interlocutores, buscan al mismo tiempo satisfacer necesidades de dos tipos: Necesidades de índole Practica, y también necesidades Personales.

Necesidades de índole práctica en el trabajo

En ellas, el motivo de la interacción es, la satisfacción de necesidades dirigidas principalmente a:

ü  Facilitar el logro de los resultados propuestos, deseados.

ü  Aclarar y resolver problemas comunes que dificultan y obstaculizan el trabajo. Están presentes en todo tipo de organización y/o empresa.

ü  Facilitar la adecuada ejecución y realización de las tareas cotidianas que exige el trabajo.

Algunos ejemplos: 

·       Mantenerse centrados en los temas de conversación o de discusión relativos a las actividades a ejecutarse.

·       Lograr que se tomen y realicen buenas decisiones que faciliten el flujo del trabajo.

·       Resolver diferentes situaciones problemáticas bastante comunes

·       Intercambiar información de utilidad de manera eficiente… Otras

 

Necesidades de índole personal en el trabajo

Se trata de aquellas dirigidas a mostrar aprecio por los aportes que las personas realizan, valorándolas, y dejándoles ver que se las comprende y acepta.

Algunos ejemplos:

·       Sentirse valorado, querido, apreciado, en su justa medida.

·       Sentirse tomado en cuenta, escuchado, que tus idean y aportes son tomados en cuenta.

·       Sentirse respetado, sobre la base de tus conocimientos y experticia.

·       Poder participar e influir activamente en la situación, conversaciones, discusiones.

Tipos de comunicaciones

Para visualizar el contexto general de la comunicación, y con la finalidad de tener una amplia y clara visión de su alcance, es esencial que distingamos y diferenciemos entre los diversos tipos existentes:

q  Comunicaciones internas (Diálogos propios, internos dentro de un amplio espectro)

q  Comunicaciones cara a cara

q  Comunicaciones verbales

q  Comunicaciones escritas

q  Comunicaciones gestuales

·       Comunicaciones internas:

Es el tipo de diálogos y comunicaciones que nos ayudan a prepararnos para afrontar situaciones externas de muy diversa índole presentes en el trabajo, y en las relaciones e interacciones con otros, en general.

·       Comunicaciones cara a cara

Se trata del tipo de comunicación más rica, pero al mismo tiempo más compleja y amplia.

Es la herramienta a la cual solemos echar mano primero, y es además, la que usamos con mayor frecuencia. Al mismo tiempo, es la forma más completa de comunicación verbal, e incluye siempre en su utilización, la gestual. Estos componentes, hacen que se vuelva compleja. 

Los seres humanos, las personas, poseemos la capacidad exclusiva de transformar nuestros pensamientos e ideas, en palabras, que una vez comunicadas a un interlocutor, pueden lograr, entre muchas otras cosas, cambios de conducta o de comportamiento en las personas. He ahí su gran valor e impacto.

Una definición bastante completa del proceso de comunicación “cara a cara”, es la que aporta la “Escuela de Palo Alto, California”. Ellos afirman:

 

            “Comunicación es el proceso de relaciones que sucede cuando los interlocutores se sitúan al alcance de sus sentidos. Incluye cualquier actividad verbal o no verbal deliberada o inconsciente, susceptible de influir en la actuación: Con uno mismo Comunicación intrapersonal -, con otro individuo – Interpersonal -, con varios o muchos individuos -grupal – cultural-“.

Cuando deseamos que alguien actúe o se comporte de una manera diferente de la que le es usual, generalmente se lo decimos. Aunque queda claro que no siempre obtenemos el cambio o resultado buscado.

Pero también, cuando su comportamiento es el esperado, se lo decimos para que lo mantenga. A veces lo hacemos hablándole sobre reglas generales o principios de la propia empresa, y en otras, le damos instrucciones exactas. Dentro del ámbito de las organizaciones, este tipo de comunicación, puede adoptar la forma de políticas establecidas, manuales de instrucción, procedimientos de funcionamiento estandarizado, normas, órdenes y otros.

Estudios sobre la comunicación y su relevancia, realizados en empresas, muestran que los directivos, emplean algo más del 50% de su tiempo en recibir, estudiar, reunirse y transmitir diversos tipos de comunicación a otras personas. 

Tenemos tal confianza en la comunicación como instrumento para la transformación de la conducta, que a menudo creemos que es suficiente con transmitir un mensaje para suponer que los receptores actuarán de acuerdo con él y lo tomarán en cuenta.  De hecho, las actitudes y conductas de las personas se ven fuertemente influidas por estos mensajes. La mala noticia es, que frecuentemente no se alcanza el éxito deseado.

A diario nos sentimos frustrados porque con demasiada frecuencia ocurren menos cambios de los que esperamos y deseamos. Cuando esto sucede, nos inclinamos a atribuirlo a “falta de motivación y/o compromiso” de la persona en cuestión. A su “falta de capacidad” o, a su “falta de interés y compromiso” por colaborar. La realidad es que existen obstáculos de semántica, y diversas barreras de tipo psicológico y/o de otra índole en la transmisión (emisión y recepción), que pueden impedir que las palabras- por si solas, logren el efecto que se espera de ellas.

Con la próxima entrega completaré la información acerca de la “comunicación cara a cara” y explicaré las demás.

 

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion

 

 

LA COMUNICACIÓN

Por considerarlo un “Proceso humano vital, esencial”, clave en la interacción entre las personas, y por ser al mismo tiempo fundamental para el buen funcionamiento y salud de empresas y otros tipos de organizaciones, dedicaré unas páginas a destacar algunas razones del porqué de su gran importancia, e incorporaré información que permita comprender mejor como mejorarlo.

Una primera imagen que deseo exponeros es: La comunicación como proceso humano que permite la interacción entre dos o más personas. Hoy día, desde dos hasta millones de personas interactuando, intercambiando mensajes, comunicándose simultáneamente, gracias a la utilización y aprovechamiento de las “Redes”.

En el mundo de las empresas y los diferentes tipos de organizaciones, ámbito primordial en el que se desarrolla este blog desde hace ya mucho tiempo, se le ha venido dando cada vez más valor e importancia al proceso de comunicación y sus complejidades.

De hecho, desde los años 70, cuando me inicié en la práctica de la consultoría en Desarrollo de Organizaciones D.O., siempre fue un tema muy estudiado y citado. Además, un elevado porcentaje de las empresas que te pedían ayuda, consultoría, lo primero que señalaban era: “Necesitamos vuestra ayuda. Tenemos serios problemas y dificultades con las comunicaciones internas, tanto entre personas, como entre departamentos, y en general, de arriba hacia abajo y viceversa”. Para los directivos, todo cabía en la complejidad y problemática de las comunicaciones.

Obviamente, el problema no era en su origen las comunicaciones. Si lo eran, la presencia de dificultades, conflictos, deficientes relaciones personales, la falta de claridad y transparencia dentro de la organización, el hecho de no tener objetivos claros, de no contar con una cultura apropiada acorde con la actividad, de no disponer de un buen sistema de comunicaciones internas, y muchos otros, problemas relativos al funcionamiento habitual de las empresas.

Es aquí, donde radica primordialmente el verdadero origen de las dificultades y consecuencia ello, los problemas que entorpecen las buenas comunicaciones y relaciones. Todo en su conjunto, provocando complicaciones y trabas para conseguir la necesaria eficiencia y consecuentemente una elevada productividad. Sí, mayores costes, discrepancias, menor competitividad, y varios otros que no aportan ningún beneficio a la empresa.

Por todo ello, y como ya señalé, lo común era que los directivos que intentaban contratar tu trabajo como consultor, lo focalizaran y simplificaran como: “problemas y dificultades con las comunicaciones”. Aunque, el origen de los problemas y dificultades era muy diverso y confuso.

Para dos personas, o para un pequeño grupo o equipo de trabajo comunicarse, es en general muy fácil. Hablarse, decirse las cosas claras, escucharse, intentar entenderse, es realmente sencillo. Nuestra experiencia de trabajo, nos ha demostrado que cuando no es así, se debe a que existen diversas variables interviniendo que entorpecen el proceso, impactando negativamente la acción de comunicarse, las relaciones entre las personas, y los resultados del trabajo.

Todo esto, produce problemas secundarios, frecuentemente costosos, de ahí, que sea necesario prestar rápida y adecuada atención a su resolución, antes de que se produzcan peores consecuencias.

Intentaré, a lo largo de este escrito explicarlo con mayor claridad. Espero que pueda ser de utilidad en vuestro trabajo, sea el que sea. Por mi parte reconozco, que al ser un tema tan amplio y difundido hay muchas aristas que posiblemente no me será factible tocar.

Las Comunicaciones internas

Este proceso transcendental dentro de cualquier tipo de organización, se puede sistematizar esencialmente con fines de aprendizaje. Veamos planteamientos acerca de cómo sucede.

                            Diversos investigadores del tema, señalan que estos siete, son los componentes básicos clave del proceso. A lo largo del escrito se irán aclarando y ampliando. Me parece importante explicar el proceso de comunicación mediante la utilización de un gráfico bastante común. El mismo, deberá facilitar la comprensión del proceso, y algunas de sus particularidades de funcionamiento.

                        Como se desprende del gráfico, representados por los dos círculos blancos, podemos identificar a dos interlocutores. Es este, el modelo de interacción más simple. Se observa claramente que cada interlocutor, en una verdadera comunicación, en un diálogo real cara a cara, se comporta por momentos como emisor y en otros, es el receptor. Se ve también qué, entre ellos fluye, de cada uno hacia el otro el mensaje yendo y regresando.

Esta manera simple de entender las interacciones, resulta sencilla y fácil de comprender, pero como veremos, la realidad es bastante más compleja.  Para darnos realmente cuenta de cómo funciona necesito pediros echar mano de la imaginación.

Veamos: Dependiendo de los contactos, relaciones, interacciones y otros, a los que denominaremos como “la historia previa entre ambos interlocutores”, habrán surgido, sin la menor duda entre ellos, ciertos mecanismos de protección, más o menos poderosos, a los que se denomina como: “Defensas”, “Barreras”.

Esas barreras o defensas, en el caso de personas cuya historia previa de contactos e interacciones haya sido agradable, positiva, sincera, placentera, basadas en la confianza, se muestran muy permeables y casi como inexistentes. Pero si la historia previa está marcada por malos entendidos, discusiones, conflictos, desconfianza, problemas en las interacciones y otros, en ese caso las barreras-defensas que han ido levantando cada uno, de forma consciente o subconsciente, serán relativamente impermeables, difíciles de traspasar.

Es necesario también comprender, que toda persona que emite un mensaje, lo hace teniendo una cierta intención, y esperando por tanto causar un cierto impacto. Este impacto, tal como estamos conscientes, no siempre produce el resultado o reacción esperada. He aquí el comienzo de las dificultades, problemas, malos entendidos, conflictos y otros, con las comunicaciones. ¿Qué es lo que ha ocurrido?

Lo sucedido es, que entraron en juego las defensas y según el proceso de filtración llevado a cabo de manera, generalmente, no consciente, se produce un efecto de filtrado que modifica y tergiversa o desvirtúa en mayor o menor grado la verdadera intención del mensaje, provocando un impacto no deseado, ni esperado.

Todos los seres humanos, todas las personas, todas, hemos construido a lo largo de nuestras vidas esos mecanismos de defensa del YO: Defensa y protección de uno mismo, de su integridad como persona. Existen para proteger al “YO”, a la “PERSONA”, de ataques indeseables, que de penetrar las barreras podrían causar al individuo mucho daño psicológico, afectivo, emocional. Son por tanto indispensables para intentar proteger y mantener nuestra salud emocional.

Cuando esto último es la realidad; algo que resulta ser, lamentablemente bastante común en las relaciones de poder y autoridad en las empresas y otros tipos de organizaciones, “el banquete” para el enfrentamiento, las zancadillas, el juego sucio y otros, “está servido”. Por eso hay que disponer de un buen sistema de defensas como protección, para el momento en que se requiera.

Lo expuesto, explica lo ya señalado acerca de que lo primero que te digan como consultor es: “tenemos serios problemas de comunicaciones”. Quiere decir, que las peleas, discrepancias, conflictos, luchas de poder, estilos impositivos apoyados en la jerarquía y autoridad, resistencias y otros, son lo que predomina en las relaciones en los diversos ámbitos que conforman una organización. De esta forma es, como se desarrollan ambientes desagradables e improductivos. Es indispensable realizar cambios y mejoras, cuando esto es parte de la realidad cotidiana.

Creo que ya os habréis dado cuenta de que no es un mero asunto que se resuelve mejorando las comunicaciones internas, es mucho más profundo y complejo de resolver. Es por tanto clave, llevar a cabo, en el tiempo, ciertas intervenciones de consultoría dirigidas a eliminar, poco a poco, esa problemática negativa e ir creando y desarrollando un ambiente diferente, un clima en el trabajo, positivo, basado en: La confianza, el respeto mutuo, el compromiso, la madurez psicológica y varios otros.

Por lo descrito es, por lo que el tema de comunicaciones, origen de relaciones e interacciones muy diversas, es un tema esencial para crear las condiciones favorables que permitan el logro de los objetivos personales y los de la empresa.

Continuaré el tema en la siguiente entrega del Blog.

 

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion