FASE I: Conclusión
En el último párrafo del post anterior, mencioné el análisis
FODA. Personalmente, no creo que determinar la Situación Actual como
punto de partida de un proyecto futuro de cambio, mejora e
innovación, requiera de tanta y tan detallada información, como la que
surge de la aplicación de esa técnica de análisis.
Pienso que tanta data no se justifica para la ocasión. Lo que
sí se requiere es una evaluación, más o menos general que permita identificar
realmente los cuatro o cinco hechos, aspectos, o situaciones, que es necesario
cambiar y mejorar de cara al futuro y determinar, con cierta precisión,
“cómo se vislumbra ese futuro deseado”. Es hacia donde veo indispensable
orientar el proyecto de mejora e innovación y, cómo poner en acción a todos aquellos
que deberán estar implicados.
Insisto, todo “Proceso
de Cambio y Mejora”, debe descansar y robustecerse, construyendo sobre el cometido
de maximizar
todas las fortalezas que la organización posee. Esto, en
lugar de como es lo más común, ocuparse de minimizar el impacto negativo de las
debilidades. Este último enfoque tradicional, solo conduce a la
obtención de resultados mediocres.
Poner el foco en las fortalezas, es un planteamiento relativamente
reciente, que considero muy importante, clave. Se trata de identificar: dónde, de verdad, es necesario poner el
foco del esfuerzo por mejorar y ver con cuales fortalezas se cuenta para
realizarlo de manera exitosa.
Durante el período de Transición,
desde situación actual a la deseada, es esencial reconocer y realizar ajustes
diversos que deberán ejecutarse en los diferentes ámbitos implicados, tal y
como son: a) Cambios en las personas. b) Mejoras dentro de
los equipos y grupos de trabajo. c)
Disponer de una visión clara acerca de ¿a dónde se quiere llegar y cómo? d)
Contar con políticas de apoyo para conseguir fortalecimiento interno. e) Tener clara la situación actual ¿desde
dónde se parte? f) Determinar necesidades y recursos necesarios. g) Diseñar
estategias y tácticas para alcanzar objetivos intermedios. h) Afianzar e
internalizar el proceso de cambio y superación. i) Cambios
y mejoras en equipos, tecnologías y maquinarias, según aplica. j) Diseñar y
desarrollar nuevos procesos de trabajo y actuación. k) Monitoreo, control
frecuente del progreso. l) Evaluación final, resultados obtenidos vs. esperados.
En mi
opinión, lo señalado debe conformar el punto de partida de un “Proceso de Cambio Planificado” orientado
hacia la mejora y avance de la
organización. Desarrollo al que me atrevo a mencionar como “ideal”, ya que permite a
la empresa u organización, por un lado, pro-actuar
anticipándose a hechos futuros. Y por el otro, obtener un mejor control
sobre las actividades de avance, transición e innovación.
Teniendo claro lo
anterior y, habiendo realizado las actividades señaladas, se está ya en
condiciones de comenzar, lentamente pero con cierto ritmo asimilable por la
organización el proceso de cambio y
mejora. Es fundamental estar
claro de que cada empresa u organización tiene un ritmo propio adecuado de
aceptación, adecuación e incorporación al cambio. Ese ritmo se puede
apurar, forzar, pero nunca demasiado, o la organización se desequilibrará y
descontrolará.
FASE II
La segunda
fase que es necesario llevar a cabo para ir avanzando de forma exitosa, se
encuentra condicionada por los resultados e información derivados del Análisis
y determinación de la Situación Actual (Fase I).
De todas
formas y tomando en cuenta esos resultados, se ha comprobado en procesos de
cambio planificado ya realizados, que existen pautas y acciones, identificadas
como necesarias de ejecutar, que se han manifestado cuando se han estudiado y
evaluado dichas realizaciones. Se ha corroborado su presencia y aplicación en cientos
de ocasiones. Intentaré en el presente post y los que sigan, describir las
mismas y los resultados que de ellas se esperan obtener.
Es lógico pensar que de nuevo es imprescindible, al menos en los pasos iniciales de esta
segunda fase, contar con el equipo de gerencia que realizó y precisó el análisis de la situación actual. Es de
suponer que para estos momentos, dicho equipo se encuentra ya, dispuesto y
deseoso de poner en marcha los cambios que han determinado como necesarios.
El objetivo es conseguir que los
cambios y acciones de apoyo comiencen a fluir adecuadamente interna y externamente.
Esto sucederá dentro de un entorno que se irá volviendo, durante un tiempo al
comienzo del proceso, cada vez en más enrarecido y complejo. De ahí, la
importancia de derivar objetivos muy claros y medibles acerca de: qué es lo que realmente se quiere,
idealmente complementado con, ideas
sobre cómo hacerlo.
En mis experiencias ha sido factible conseguir, generalmente, un grupo
inicial de seis a ocho personas con quienes comenzar el trabajo. La experiencia
derivó en que conforme se iba avanzando se iban incorporando otros. Se consigue
así, poco a poco, el apoyo y soporte de la gran mayoría de las personas dentro
de la empresa, esencial para obtener su incorporación, y más relevante, el
compromiso con el futuro deseado. Para lograrlo, es necesario llevar a cabo una
serie de actividades que lo favorezcan.
Contándose ya con este pequeño “equipo
inicial” y, con algunos más del siguiente nivel de gestión quienes han tenido la
oportunidad de participar ya, indirectamente, a través de sus jefes. Es
necesario ahora ejecutar sesiones de trabajo con la finalidad de: definir las características y las prácticas
que será necesario modificar con la finalidad de ir incorporando las nuevas.
Esto, tiene como objetivo adecuarse al cambio y obtener, desde el principio, provecho
de aquellas que afectarán y producirán impacto relevante en la
empresa-organización.
Deseo recalcar que es
muy conveniente mostrar resultados y conseguir pequeños éxitos tempranos.
Los mismos producirán un efecto motivador inicial esencial y mostrarán
claramente que es posible ir, poco a poco, consiguiendo mayores éxitos y
mejoras planificadas.
En esta Fase II, lo fundamental es,
determinar con relativa precisión y amplitud, la situación deseada: La nueva Visión de Futuro que
determinará el enfoque y dirección de hacia donde se quiere avanzar en
venideros años. A tal fin, creo indispensable realizar de forma clara, precisa,
motivante y comprometedora las siguientes actividades clave, esenciales:
* Determinar la Visión de Futuro Deseado. Lo que conlleva entre otros:
a.- Definir
una Misión: Escribir una o dos oraciones que precisen ¿Cómo queremos ser y cómo queremos que se
nos perciba en el futuro?
b.- Alineada con la Misión,
definir, precisar una breve enunciación de Visión de futuro: ¿A dónde queremos llegar y para cuándo?
c.- Identificar y definir algunos Valores.
Pautas de comportamiento que regirán la organización y que se refieren a ¿Cómo queremos hacerlo?
d.- Determinar algunas Estrategias,
ejes de funcionamiento futuro. Al menos, para el período de transición.
Debe culminarse precisando tres o cuatro
objetivos claros, medibles, a lograrse.
e.- “Explicitar
la nueva filosofía y cultura de funcionamiento de la organización”.
Actividad esencial que lleva implícita la determinación del tipo de “Ideología, Cultura y Clima organizativo
deseado”.
El conjunto de cinco
actividades descritas, es lo más importante a ser realizado por cualquier
equipo directivo. Se
trata de las actividades más relevantes para el éxito, salud y eficacia de
cualquier tipo de organización, en cualquier ámbito y entorno. Las cinco
conforman, a mi modo de ver y hacer, la verdadera determinación de una Visión
de Futuro de una empresa. Esto si es
realmente una clara y precisa Visión de Futuro.
Lo señalado deberá comenzar a
desarrollarse poco a poco, y conseguir que al final del primer año, haya permeado
e influido ya de manera positiva, en todo o casi todo, el personal y ámbito de
la organización. Se busca así, obtener
la aplicación continuada de nuevas conductas, comportamientos, características,
prácticas, tecnologías y muchas otras de impacto beneficioso.
Al realizarlo tal como lo venimos
describiendo, se genera un clima y ambiente enriquecedor y novedoso de trabajo,
muy ventajoso para toda la empresa- organización.
Aprovecho
la oportunidad que me brinda la publicación de este Post para, dadas las
fechas, desear a todos los lectores, y muy especialmente, a los que mes a mes
leen lo publicado, para desearos
¡FELICES FIESTAS NAVIDEÑAS Y QUE EL AÑO 2018 SEA PROSPERO
Y DE ÉXITO PARA TODOS!
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