LA COMUNICACIÓN

Por considerarlo un “Proceso humano vital, esencial”, clave en la interacción entre las personas, y por ser al mismo tiempo fundamental para el buen funcionamiento y salud de empresas y otros tipos de organizaciones, dedicaré unas páginas a destacar algunas razones del porqué de su gran importancia, e incorporaré información que permita comprender mejor como mejorarlo.

Una primera imagen que deseo exponeros es: La comunicación como proceso humano que permite la interacción entre dos o más personas. Hoy día, desde dos hasta millones de personas interactuando, intercambiando mensajes, comunicándose simultáneamente, gracias a la utilización y aprovechamiento de las “Redes”.

En el mundo de las empresas y los diferentes tipos de organizaciones, ámbito primordial en el que se desarrolla este blog desde hace ya mucho tiempo, se le ha venido dando cada vez más valor e importancia al proceso de comunicación y sus complejidades.

De hecho, desde los años 70, cuando me inicié en la práctica de la consultoría en Desarrollo de Organizaciones D.O., siempre fue un tema muy estudiado y citado. Además, un elevado porcentaje de las empresas que te pedían ayuda, consultoría, lo primero que señalaban era: “Necesitamos vuestra ayuda. Tenemos serios problemas y dificultades con las comunicaciones internas, tanto entre personas, como entre departamentos, y en general, de arriba hacia abajo y viceversa”. Para los directivos, todo cabía en la complejidad y problemática de las comunicaciones.

Obviamente, el problema no era en su origen las comunicaciones. Si lo eran, la presencia de dificultades, conflictos, deficientes relaciones personales, la falta de claridad y transparencia dentro de la organización, el hecho de no tener objetivos claros, de no contar con una cultura apropiada acorde con la actividad, de no disponer de un buen sistema de comunicaciones internas, y muchos otros, problemas relativos al funcionamiento habitual de las empresas.

Es aquí, donde radica primordialmente el verdadero origen de las dificultades y consecuencia ello, los problemas que entorpecen las buenas comunicaciones y relaciones. Todo en su conjunto, provocando complicaciones y trabas para conseguir la necesaria eficiencia y consecuentemente una elevada productividad. Sí, mayores costes, discrepancias, menor competitividad, y varios otros que no aportan ningún beneficio a la empresa.

Por todo ello, y como ya señalé, lo común era que los directivos que intentaban contratar tu trabajo como consultor, lo focalizaran y simplificaran como: “problemas y dificultades con las comunicaciones”. Aunque, el origen de los problemas y dificultades era muy diverso y confuso.

Para dos personas, o para un pequeño grupo o equipo de trabajo comunicarse, es en general muy fácil. Hablarse, decirse las cosas claras, escucharse, intentar entenderse, es realmente sencillo. Nuestra experiencia de trabajo, nos ha demostrado que cuando no es así, se debe a que existen diversas variables interviniendo que entorpecen el proceso, impactando negativamente la acción de comunicarse, las relaciones entre las personas, y los resultados del trabajo.

Todo esto, produce problemas secundarios, frecuentemente costosos, de ahí, que sea necesario prestar rápida y adecuada atención a su resolución, antes de que se produzcan peores consecuencias.

Intentaré, a lo largo de este escrito explicarlo con mayor claridad. Espero que pueda ser de utilidad en vuestro trabajo, sea el que sea. Por mi parte reconozco, que al ser un tema tan amplio y difundido hay muchas aristas que posiblemente no me será factible tocar.

Las Comunicaciones internas

Este proceso transcendental dentro de cualquier tipo de organización, se puede sistematizar esencialmente con fines de aprendizaje. Veamos planteamientos acerca de cómo sucede.

                            Diversos investigadores del tema, señalan que estos siete, son los componentes básicos clave del proceso. A lo largo del escrito se irán aclarando y ampliando. Me parece importante explicar el proceso de comunicación mediante la utilización de un gráfico bastante común. El mismo, deberá facilitar la comprensión del proceso, y algunas de sus particularidades de funcionamiento.

                        Como se desprende del gráfico, representados por los dos círculos blancos, podemos identificar a dos interlocutores. Es este, el modelo de interacción más simple. Se observa claramente que cada interlocutor, en una verdadera comunicación, en un diálogo real cara a cara, se comporta por momentos como emisor y en otros, es el receptor. Se ve también qué, entre ellos fluye, de cada uno hacia el otro el mensaje yendo y regresando.

Esta manera simple de entender las interacciones, resulta sencilla y fácil de comprender, pero como veremos, la realidad es bastante más compleja.  Para darnos realmente cuenta de cómo funciona necesito pediros echar mano de la imaginación.

Veamos: Dependiendo de los contactos, relaciones, interacciones y otros, a los que denominaremos como “la historia previa entre ambos interlocutores”, habrán surgido, sin la menor duda entre ellos, ciertos mecanismos de protección, más o menos poderosos, a los que se denomina como: “Defensas”, “Barreras”.

Esas barreras o defensas, en el caso de personas cuya historia previa de contactos e interacciones haya sido agradable, positiva, sincera, placentera, basadas en la confianza, se muestran muy permeables y casi como inexistentes. Pero si la historia previa está marcada por malos entendidos, discusiones, conflictos, desconfianza, problemas en las interacciones y otros, en ese caso las barreras-defensas que han ido levantando cada uno, de forma consciente o subconsciente, serán relativamente impermeables, difíciles de traspasar.

Es necesario también comprender, que toda persona que emite un mensaje, lo hace teniendo una cierta intención, y esperando por tanto causar un cierto impacto. Este impacto, tal como estamos conscientes, no siempre produce el resultado o reacción esperada. He aquí el comienzo de las dificultades, problemas, malos entendidos, conflictos y otros, con las comunicaciones. ¿Qué es lo que ha ocurrido?

Lo sucedido es, que entraron en juego las defensas y según el proceso de filtración llevado a cabo de manera, generalmente, no consciente, se produce un efecto de filtrado que modifica y tergiversa o desvirtúa en mayor o menor grado la verdadera intención del mensaje, provocando un impacto no deseado, ni esperado.

Todos los seres humanos, todas las personas, todas, hemos construido a lo largo de nuestras vidas esos mecanismos de defensa del YO: Defensa y protección de uno mismo, de su integridad como persona. Existen para proteger al “YO”, a la “PERSONA”, de ataques indeseables, que de penetrar las barreras podrían causar al individuo mucho daño psicológico, afectivo, emocional. Son por tanto indispensables para intentar proteger y mantener nuestra salud emocional.

Cuando esto último es la realidad; algo que resulta ser, lamentablemente bastante común en las relaciones de poder y autoridad en las empresas y otros tipos de organizaciones, “el banquete” para el enfrentamiento, las zancadillas, el juego sucio y otros, “está servido”. Por eso hay que disponer de un buen sistema de defensas como protección, para el momento en que se requiera.

Lo expuesto, explica lo ya señalado acerca de que lo primero que te digan como consultor es: “tenemos serios problemas de comunicaciones”. Quiere decir, que las peleas, discrepancias, conflictos, luchas de poder, estilos impositivos apoyados en la jerarquía y autoridad, resistencias y otros, son lo que predomina en las relaciones en los diversos ámbitos que conforman una organización. De esta forma es, como se desarrollan ambientes desagradables e improductivos. Es indispensable realizar cambios y mejoras, cuando esto es parte de la realidad cotidiana.

Creo que ya os habréis dado cuenta de que no es un mero asunto que se resuelve mejorando las comunicaciones internas, es mucho más profundo y complejo de resolver. Es por tanto clave, llevar a cabo, en el tiempo, ciertas intervenciones de consultoría dirigidas a eliminar, poco a poco, esa problemática negativa e ir creando y desarrollando un ambiente diferente, un clima en el trabajo, positivo, basado en: La confianza, el respeto mutuo, el compromiso, la madurez psicológica y varios otros.

Por lo descrito es, por lo que el tema de comunicaciones, origen de relaciones e interacciones muy diversas, es un tema esencial para crear las condiciones favorables que permitan el logro de los objetivos personales y los de la empresa.

Continuaré el tema en la siguiente entrega del Blog.

 

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion

           

 

En apoyo a la actividad de “Recursos Humanos/Personas”

“En la nueva economía donde lo único seguro es el cambio y la incertidumbre, las ventajas competitivas se derivan fundamentalmente, de los conocimientos. Cuando cambian los mercados, proliferan las tecnologías, se multiplican los competidores y los productos se vuelven obsoletos de la noche a la mañana, las empresas que obtienen buenos resultados son aquellas que, de manera sistemática han venido creando nuevos conocimientos, los difunden por toda la organización y los incorporan rápidamente en forma de nuevas tecnologías, productos y servicios”.

Oren Harari

Esta declaración de Harari, da una visión bastante clara y realista de lo que está ocurriendo en el mundo competitivo conformado por empresas y otros tipos de organizaciones, y de cómo el conocimiento está pasando a ser, “el arma competitiva más importante”, de cara hacia un futuro que lleva algún tiempo aquí. 

Por otra parte, sus palabras dejan ver la importancia clave de crear en toda empresa que pretenda ser exitosa y competitiva de manera habitual, natural, uno o varios sistemas que le faciliten contar con los instrumentos que a su vez le aseguren, que los aprendizajes y conocimientos impartidos dentro de la misma, se comunican y difunden de forma apropiada, con objeto de conseguir que sean aplicados por las personas que los requieran, con la finalidad de que puedan realizar cada vez mejor su trabajo.

De esta forma, el personal se mantendrá bien capacitado e informado y dispondrá de mecanismos que le garanticen que, el cúmulo de conocimientos existente en la empresa estará a su disposición, y será ampliamente difundido y compartido. Es aquí, donde se hace indispensable para las empresas, contar con un buen sistema interno de comunicación.

Además, y basándonos también en experiencias propias y en algunos estudios al respecto, consideramos que, “los procesos de capacitación, entrenamiento formación, y desarrollo, deben estar asociados con el trabajo a ejecutarse, con la finalidad de que lo aprendido pueda aplicarse inmediatamente   a la realidad laboral o gerencial, según corresponda”.

De no ocurrir así, sabemos por experiencia con proyectos de cambio y mejora de mediano plazo, y gracias a un buen seguimiento, que se corre el riesgo de que lo aprendido en breve tiempo caiga, en un porcentaje elevado, en el olvido. De ahí, la gran importancia que para cualquier empresa tiene, gestionar adecuadamente el conocimiento existente en la misma.

Para que lo señalado no ocurra, la mayor parte de las empresas más competitivas, que cuentan con gente muy bien formada, se apoyan fuertemente en el área de Personas, como se la denomina actualmente. Antes, conocida como de Personal o, de Recursos Humanos.

El papel y responsabilidades de esta área, ha evolucionado de forma rápida y muy significativa en los últimos 25 años, para bien de las personas y de aquellas organizaciones que se mantienen a la vanguardia. La actividad de RH/Personas, ha venido así, muy poco a poco, convirtiéndose en un recurso esencial de apoyo a la mejora de la competitividad y calidad general de las empresas, y todo tipo de organizaciones eficaces en las que se le ha permitido evolucionar.

En años recientes ha venido cobrando cada vez mayor influencia dentro de empresas innovadoras, de vanguardia, que son altamente competitivas. En ellas se ha transformado en un verdadero “Agente de Cambio”, con presencia en los directorios, debido a sus grandes contribuciones como: vehículo fundamental para lograr un mayor y mejor aprovechamiento de las actividades de capacitación, formación y gestión de los conocimientos necesarios existentes en las mismas, y como soporte y apoyo para las personas que muestran en su actividad, talento.

Lo que sea ha buscado y conseguido, ha sido ir poco a poco desarrollando en las personas, conductas, comportamientos, competencias, fortalezas, cada vez más adecuadas, para la realización de cada actividad. De esa manera, se ha ido incrementando la calidad en general: Facilitando mejoras en la gestión, disminuyendo tiempos de ejecución, errores, desperdicio, fallos, conflictos y muchos otros.

Para lograr lo anterior, ha sido condición necesaria, la existencia dentro de las empresas, de procesos adecuados y diversos, entre los que resalta el aprendizaje y aplicación de nuevos modelos de; capacitación, comunicación, cooperación, de trabajo de equipos, de herramientas participativas de toma de decisiones y varios otros. Todo ello, siempre alineado y guiado por el compromiso de cumplimiento de la macro estrategia de la empresa.

 

NUEVOS CONCEPTOS DENTRO DE LA EVOLUCIÓN DE LAS EMPRESAS

En el lapso de tiempo ocurrido desde mediados de los años 90 a la fecha, se han desarrollado importantes avances en la incorporación a las actividades productivas duras, de aspectos de índole cualitativa, creándose y aplicándose nuevos enfoques, modelos y teorías que han dado cabida e importancia aspectos tales como:

·       Importancia de los Resultados Cualitativos

·       Organizaciones que Aprenden (Learning Organizations)

·       Inteligencia Emocional aplicada al trabajo

·       Valor de los Activos Intangibles

·       Capital Intelectual

·       Alineación de la Organización (Organizational Aligment)

·       Potenciación del Recurso Humano (Empowerment-Empoderamiento)

·       Competencias-capacidades-fortalezas del Ser Humano

·       Gestión del Cambio e Innovación

·       Gestión del Conocimiento (Knowledge Management)

·       Sociedad de la Información y del Conocimiento…

 

Los anteriores representan: Conceptos, modelos y enfoques de intervención y cambio en las empresas, que cuando han sido bien implementados, han permitido con frecuencia, alcanzar resultados que antes no eran ni siquiera imaginables y que, sin embargo, hoy son parte del cotidiano mundo de las organizaciones más eficaces y exitosas y hacia donde éstas dirigen sus mayores esfuerzos de inversión y tiempo.

Con ello, lo que han conseguido es, desarrollar ventajas competitivas que les facilitan la innovación y la diferenciación. Estrategias clave en un mundo tan competido como es el actual. Hacia el futuro, debido a diversas variables que continuamente surgen, se prevé, que lo será mucho más. Por eso hay que diferenciarse, desarrollarse, innovar.

Dentro de los nuevos enfoques y modelos mencionados, el papel fundamental que la actividad de Recursos Humanos y/o Personas tiene que jugar dentro de las empresas, es vital para lograr su adecuada implantación y su sostenimiento eficaz en el tiempo.

LAS COMUNICACIONES INTERNAS EN LA EMPRESA

Lo señalado anteriormente, pretende, entre otros varios objetivos, servir de marco de referencia para hablar de la gran importancia que, dentro de culturas de avanzada como las señaladas, juegan las Comunicaciones Internas.

Para ese fin, es necesario percibirlas dentro de un amplio espectro de acciones que entre otras requieren disponer de un área de R.H. o de Personas, jugando un papel de apoyo esencial para la búsqueda de mayor eficacia y cooperación interna.

Con ello se contribuirá a que se puedan alcanzar en la organización: Los resultados planificados, siempre dentro de un clima laboral centrado en una elevada y real participación, adecuada recompensa por el trabajo bien ejecutado, y como directa consecuencia, que se pueda desarrollar un amplio compromiso de las personas, entre ellas, y con la empresa.

Hoy y cada vez más hacia el futuro, dada la importancia creciente de las personas como recurso vital para alcanzar más eficacia y productividad, se la percibe y utiliza como área esencial de apoyo, que contribuye a que la empresa pueda realmente, alcanzar mayor competitividad, de cara a ser eficaz y exitosa en este siglo XXI, y dentro de entornos cada vez más complejos y competitivos.

Este nuevo role de RH/Personas, debe ser examinado en un sentido amplio. Por un lado, como ya mencioné, como verdadero Agente de Cambio e Innovación, centrado en captar y desarrollar lo mejor posible, el talento de las personas y en la creación de un ambiente de trabajo motivador. Esto, entre muchas otras cosas, requiere disponer de claridad organizacional basada en un buen sistema de comunicación interna.

Se trata de crear e implantar una plataforma indispensable para inducir y producir muchos de esos cambios graduales tan necesarios en nuestras organizaciones, si realmente deseamos alcanzar y equipararnos a aquellas que están en la vanguardia, en el ámbito nacional, europeo y hasta mundial.

Dentro de la Sociedad del Conocimiento, ámbito en el que nos encontramos, ¡por fin! Al menos aparentemente, la gente, el recurso humano, las personas, pasan a ser considerados el recurso más importante y valioso. 

Esto, resulta ser algo completamente lógico. Es el único que puede producir nuevo conocimiento y hacer algo útil con el existente. Y aunque desde hace algo más de 35 años estudiosos de estos temas dentro de las empresas vienen haciendo este planteamiento, parece ser que ahora, finalmente, hemos arribado al siglo en el que la gente, las personas llegarán a ser consideradas realmente como, lo más importante y esencial para cualquier tipo de organización. 

Mi impresión es que, en nuestro país, en general, nos falta aún mucho por madurar, conseguir y avanzar en esta dirección. Aunque considero que se ha mejorado significativamente en los últimos años. Pero nos falta un largo camino por recorrer.

Cuanto más profesional sea el personal de Recursos Humanos y mejor capacitado esté, más fácil será dar a la gente de la empresa, el lugar que le corresponde. La principal finalidad debe ser brindarle más y mejores oportunidades de desarrollar su potencialidad dentro de la propia empresa para beneficio de todos. 

 

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion