ANÁLISIS DE LA ORGANIZACIÓN INTERNA: FORTALEZAS Y DEBILIDADES (Parte 37)

Al observar el "Modelo de Alineación: Visión y Gestión Estratégica", - post del 17-12-2015-http://innovarlagestion.blogspot.com.es/2015/12/decisiones-o-ejes-estrategicos-para-el.html, vemos los pasos que se han venido dando a lo largo de varios post, para la elaboración del “Plan Maestro de País”.  Ese mismo modelo, se utiliza para elaborar el Plan Estratégico de cualquier empresa u organización de diversa magnitud, que quiera avanzar de forma eficaz y tener grandes posibilidades de ser exitosa.

Acorde con ese modelo, corresponde ahora realizar el paso identificado como: Análisis de la Organización Interna, aunque lo más adecuado sería quizás, hacerlo después de haber desglosado y precisado el Plan de Objetivos de Medio Plazo; lo que permitiría tener clara la especificación de objetivos que se deriven de cada una de las Decisiones  Estratégicas para el país a 2025.

Sin embargo nunca lo hago así. Como se puede comprobar al ver el grafico de flujo, el análisis interno, lo realizo una vez determinadas las Decisiones Estratégicas. La razón para ello es de índole psicológica. El Análisis de la Organización Interna, tal como lo llevo a cabo, suele ser una experiencia que con cierta frecuencia, no resulta del todo agradable para quienes participan usualmente en este tipo de reunión debido a que suelen ser los responsables del funcionamiento y de los resultados, buenos o malos, que se han venido obteniendo.

Este análisis interno, permite  realizar un diagnóstico bastante completo que, con cierta frecuencia, no resulta del todo grato. En contraposición, haber concretado en el paso anterior los Ejes o Decisiones estratégicas de futuro, genera siempre un ambiente emocional muy positivo y absorbente. Se trata de un sentimiento positivo que surge por haber culminado, generalmente muy bien, la tarea más relevante y compleja del proceso de elaborar un plan estratégico. Y resulta emocionante, porque permite a los dirigentes ver con claridad el camino de futuro que, después de mucha discusión, reflexión, esfuerzo y trabajo, han elegido seguir.

Identificar las Fortalezas  de la organización o del sistema, resulta siempre agradable y satisfactorio; tiene un fondo positivo, atractivo. Pero, al entrar a identificar y evaluar las Debilidades que se perciben como posibles obstáculos o dificultades para alcanzar y realizar de manera eficaz y exitosa las soluciones que se han planteado como estrategia de futuro, la situación suele tomar un cariz diferente debido a que algunos factores sujetos al análisis suelen producir discrepancias y pequeños conflictos. Algo que suele originar, en algunos dirigentes, sentimientos de malestar. Se trata de “sacar y evaluar los trapos sucios”, lo que genera un ambiente algo desagradable y no muy estimulante, en esos momentos.

Algunos lectores se preguntarán ¿por qué lo hago en ese momento y no como es lo común en nuestro país, al inicio del proceso de planificación mediante la realización del análisis FODA?  Desde mi punto de vista, el análisis y evaluación de fortalezas y debilidades correspondientes al sistema, se trate de: país, organización, empresa, no se refiere a valorar lo relacionado con los años pasados  recientes, sino, que tiene que verse relacionado con las posibles fortalezas y debilidades de cara a cumplir de forma eficaz y exitosa con  la estrategia de futuro que acaba de determinarse. También, en relación a qué y cómo  puede facilitar o dificultar el logro exitoso de la misma. 

 

Evaluación de la Organización Interna: Fortalezas y Debilidades.

Acorde con lo antes expuesto, considero que es ahora cuando se necesita realizar la evaluación de: ¿Cuáles son las Fortalezas y cuáles las Debilidades que creemos tener como País, para alcanzar lo especificado en la Estrategia recién determinada? http://innovarlagestion.blogspot.com.es/2015/12/decisiones-o-ejes-estrategicos-para-el.html   Realizarlo antes, como es común con el análisis FODA, ya expliqué, por qué no nos parece la mejor opción.

Después de mucho análisis y probarlo con diferentes organizaciones, he decidido llevarlo a cabo en este punto porque considero que lo importante es determinar las Fortalezas y Debilidades reales que se considera posee el sistema país, para alcanzar éxito en el plan que se está elaborando, y tomando como base la estrategia que acabamos de decidir y que será la que se va a implantar.

El análisis de las fortalezas y debilidades que tenemos hoy, cuando se realizan al principio de un Plan, mediante el análisis FODA, correspondería más bien al paso de: Análisis de la situación actual - segunda actividad del modelo-. Lo que ocurre es, que a partir de ese preciso momento, todo lo demás que se realiza  y decide a lo largo del desarrollo del Plan, se refiere al futuro. Y es con relación a ese futuro posible que necesitamos saber, con qué contamos y dónde es imprescindible mejorar. De este análisis, se deriva la necesidad de identificar qué recursos de todo tipo necesitaremos y con cuáles contamos en este momento.

El análisis se lleva a cabo siguiendo un modelo simple que permite visualizar a cualquier organización o sistema, como conformada por cuatro grandes elementos que abarcan el todo:

1.     Aquello que conforma el espacio interno donde todo ocurre: el ámbito relativo a la Ideología y Cultura del Sistema u Organización.

2.     Aquellos que dan vida a todo y hacen que lo que debe suceder, realmente se haga realidad, bien, o con algunas deficiencias: las Personas-Ciudadanos.

3.     Aquello que tiene que ver con cómo el sistema se ha organizado, funciona y ejecuta, para desarrollar y brindar sus productos, o servicios de manera eficaz y competitiva añadiendo valor para sus ciudadanos o clientes: los Procesos.

4.     Las herramientas, instrumentos, medios y otros, de los que se valen las personas para: Desarrollar, innovar, ejecutar, realizar mejor, más rápido y lo más eficazmente posible las diferentes actividades: la Tecnología.

Los cuatro elementos se señalan en la figura que sigue. Se analizan y discuten con detenimiento, y a la luz de la nueva estrategia recién determinada. La idea es concretar: ¿cuáles considera el grupo planificador que son las fortalezas que se tienen y que se deberán seguir manteniendo y reforzando?  Fortalezas a las que se deberá prestar mucha atención y reforzar. Es necesario construir sobre las Fortalezas, nó intentando subsanar las debilidades. Y con relación a las debilidades, preguntarse: ¿cuáles hay que superar, cambiar o simplemente eliminar, según lo que más convenga?

Vale la pena en esta actividad reforzar al máximo las fortalezas. Sobre éstas se deberá sustentar y construir el futuro del país. Es esencial  elaborar planes de trabajo con acciones concretas para el adecuado tratamiento de los aspectos que se identifiquen como prioritarios.

Las preguntas que se suelen formular son:

·       ¿Qué hacemos muy bien, que por tanto debe ser reforzado, con el objeto de implantar con eficacia y éxito la nueva estrategia?  Fortalezas.

·       ¿Qué se necesita mejorar para poder ser más eficaces y alcanzar mayor éxito hacia el futuro? Debilidades.

El análisis a llevarse a cabo debe ser bastante exhaustivo con el fin de asegurarse que la estrategia de futuro descanse en fortalezas que será necesario reforzar, porque en la medida que así sea se tendrán muchas más posibilidades de implantar y ejecutar la estrategia de forma exitosa. 

 

 

La evaluación o análisis, se sugiere hacerlo con relación a los siguientes ámbitos de funcionamiento de organizaciones y/o sistemas:

·        Estructura, funcionamiento, ejecución.

·        Atención y servicio a usuarios/ciudadanos.

·        Sistemas de información para la Gestión y Dirección.

·        Sistemas de toma de decisiones.

·        Sistema de refuerzo, reconocimiento y recompensa.

·        Recursos Humanos (Personas/ciudadanos)

·        Dirección y Liderazgo.

·        Comunicaciones, relaciones, colaboración, trabajo de equipo.

·        Procesos clave (solo los más importantes).

·        Gestión de los componentes económicos y financieros.

·        Uso y utilización de las diferentes tecnologías.

·        Ideología, Cultura y Clima de funcionamiento del sistema.

Es de suponerse, que a lo largo del proceso que se ha mantenido durante las reuniones de planificación, se habrán identificado ya, diversos aspectos que es necesario fortalecer más, y otros que será necesario mejorar. De los planes de mejora que se derivan de esta actividad surgirán metas concretas para diferentes personas y posiciones, la mayoría de ellas, no participantes en la reunión de planificación de la estrategia.

En la venidera entrega haré mi análisis de fortalezas y debilidades del país, de cara a tener éxito y ser eficaces en la necesaria mejora del mismo.

http://innovarlagestion.blogspot.com 
http://www.bubok.com/libros/172773/Innovar-la-gestion