LAS COMUNICACIONES - 3ª Parte

Culminaba la anterior entrega del Blog, con el señalamiento acerca de que: “A diario nos sentimos frustrados porque con demasiada frecuencia, en empresas, organizaciones, y otros ámbitos, ocurren menos cambios de los que esperamos y deseamos, mediante el uso de la comunicación. Cuando sucede, nos inclinamos a atribuirlo a “falta de motivación y/o de compromiso” de la persona. A su “falta de capacidad”, o a su “falta de interés” por colaborar y contribuir a la satisfacción de ciertas necesidades de la organización”.

La calidad es, como ya se señaló en previos post, que existen obstáculos de lenguaje, diversas barreras, ruidos de tipo psicológico y/o de otra índole, en la transmisión (emisión y recepción), además, de aspectos de comunicación gestual, no verbal, que suelen dificultar y hasta impedir que las palabras- por si solas, logren el efecto y resultado esperado por quien las emite.

Lo señalado, sucede continuamente en todo tipo de organizaciones y muestra la necesidad de ser muy sensibles a lo que se dice, a cómo se dice, en qué momento se dice y al impacto que se causa al hacerlo.

 

Ser buen comunicador requiere, estar muy consciente de todos los elementos y componentes presentes en los procesos de comunicación e interacción. Exige, por tanto, de buen entrenamiento y conocimiento del impacto y manejo de las variables que intervienen y dificultan este proceso humano. Resulta especialmente útil en actividades donde es clave negociar, lograr acuerdos. En esas situaciones, lo señalado juega un papel determinante.

Variables presentes en el proceso de comunicación

Además de los componentes ya citados y mostrados en la primera entrega sobre el tema, señalamos:

a)     Emisor –Receptor y viceversa

b)     Barreras psicológicas (Historial entre los interlocutores) –Barreras externas.

c)     Mensaje: Intención – Impacto que origina.

d)     Ruidos: Internos – Externos.

e)     Ambiente, espacio físico donde se lleva a cabo la interacción.

Es necesario agregar:

f)      Lenguaje – Idioma a ser utilizado

g)     Canales de transmisión: Una Vía (Información) – Doble Vía (Dialogo)

h)     Arco de Distorsión: La posible y/o frecuente discrepancia entre lo que se está diciendo, de forma verbal, y lo que se transmite mediante la gestualidad. Hay congruencia, o no.

Pautas para la interacción y una comunicación eficaz cara a cara

En un intento por aclarar y contribuir a la mejora del proceso de comunicación, aportaré algunas ideas y prácticas que pueden, al aplicarlas, ayudar a mejorar aquellas comunicaciones que por su importancia lo ameriten.

Veamos algunas pautas que estudiosos del tema aportan para la mejora. Las que se señalan, si se cumplen, contribuyen sin duda, a facilitar que se lleve a cabo una buena comunicación. Seguirlas, ayudará a: 1.- Mantener las interacciones apropiadamente enfocadas. 2.- Mejorar comunicaciones cara a cara para alcanzar calidad en ellas. 3.- Hacer que las ideas se puedan concretar en futuras acciones. Objetivo final de una buena comunicación:

 

 Empiece ------ Aclare ------ Desarrolle ------ Acuerde ------ Finalice

El Modelo de Interacción que se describe, permite darnos cuenta de cómo, tanto las comunicaciones más simples, hasta las más complejas, siguen estas pautas. De ahí, que su comprensión y utilización adecuada permita evitar fallos de comunicación frecuentes, especialmente, en las empresas. Veamos cómo se aplica:

1.     Empiece con: ¿Qué? y ¿Por qué?

2.     Aclare detalles: Puntos confusos. Asegúrense de identificar coincidencias. “Suelo común”.

3.     Desarrolle las ideas: Ambos generando ideas, sugerencias, alternativas de acción, siendo flexibles y abiertos.

4.     Acuerde acciones: Utilizar ideas de ambos, acordar que se hará; quien hará que, para cuando…  Idealmente, dejarlo por escrito.

5.     Finalice revisando lo hecho, y determinen el seguimiento: Resumir y destacar lo acordado, agradecer, reforzar, fijar fecha para examinar los avances que se vayan alcanzando.

El proceso de comunicación cara a cara, dado lo habituados que estamos a él, nos parece simple, sencillo y con frecuencia fácil de realizar. Si se lo analiza con cierta profundidad, se puede observar que existen elementos que le aportan una cierta complejidad, y cuando no se ejecutan de manera adecuada, dan origen a malos entendidos, a conflictos, y a problemas de comunicación frecuentes en el ámbito de las organizaciones, y en general, en la vida. Analicemos cómo se desarrolla proceso.

Inicio ------------ Respuesta

Explicación ------------ Reconocimiento

Confirmación ------------ Entendimiento

Veamos un sencillo ejemplo del proceso de comunicación descrito:

·       ¿Han cambiado la reunión? (Inicio)

·       Sí, cambiaron la hora y la sala (Respuesta)

·       Se va a realizar en la sala de la Dirección (Explicación)

·       ¿Ah, la del cuarto piso? (Reconocimiento)

·       Sí, nos vemos allí en dos horas (Confirmación)

·       De acuerdo. Gracias. (Entendimiento)

Dialogo: La mejor forma de comunicación cara a cara 

El instrumento más poderoso de la comunicación cara a cara es el diálogo. El verdadero diálogo compromete a cada persona en su totalidad. Supone, de cierta forma, vaciarse de uno mismo, sin desde luego, perdernos de vista, para dar cabida a las ideas y sentimientos de los demás, y brindar así, la opción de ponderar nuestra manera de considerar las cosas y modificarlas. Claro, esto sucede, siempre y cuando consideremos que es lo que conviene más y con la finalidad de tomar conciencia más clara de nuestras limitaciones y prejuicios, cuando están presentes interfiriendo el verdadero dialogo.

Escuchar es la esencia del diálogo. Es la llave que puede abrirnos el paso a comprender y ser comprendidos, a ser más justos y sabios, y a encontrar soluciones conjuntas. Al escuchar y dialogar dejamos de imponer nuestro mundo para descubrir la existencia de otros muchos tan buenos y positivos como el nuestro.

Dialogar necesita desarrollar ciertas habilidades comunicativas, tener un buen conocimiento del lenguaje para alcanzar un buen entendimiento y comprensión, así como también, de algunos de sus peligros y de las trampas emocionales y cognitivas que nos acechan continuamente, cuando las personas deciden hablar. Demanda al mismo tiempo, que nos hagamos responsables de lo que decimos y de sus consecuencias. Es por ello, que el proceso humano de comunicarse con otros, resulta a veces, tan complejo.

Un componente inseparable y de gran importancia en la comunicación verbal y en especial, cuando es cara a cara, es el tono o entonación.  Se refiere al énfasis o acento que damos a las palabras al momento de pronunciarlas, siendo éste, capaz de modificar de forma muy significativa el significado o sentido de las mismas. El tono es, el elemento que pone carga afectiva y da mayor o menor sentido a las palabras.

Con la próxima entrega, finalizaré este seductor tema.

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion

 

 

LAS COMUNICACIONES 2ª PARTE

LAS COMUNICACIONES - 2ª Parte

Finalicé la entrega anterior dedicada a esta temática vital para el mundo de los negocios y las relaciones, en general, señalando: “El tema de las comunicaciones, origen de relaciones e interacciones de todo tipo, es esencial para crear en las organizaciones, las condiciones favorables que van a facilitar a los individuos, alcanzar sus objetivos personales y los de la empresa donde laboran”. He ahí una de las razones de porque es fundamental.

Señalaba en ese post, lo complejo del mundo de las comunicaciones, a las que se añaden otras que destacaré en la presente.

En ese sentido considero que la siguiente frase explica, en buena medida, esa complejidad.

 “Todo comportamiento o conducta y no sólo el habla, es comunicación”

La citada frase, nos deja ver claramente que como mínimo existen tres tipos de comunicación: Verbal, escrita y gestual. Pero la cosa se complica más cuando se ha podido afirmar, basándose en diversos estudios realizados en los años 80 y 90, que la más deficiente forma de comunicación, la que se presta a mayores dificultades y la más sujeta a diferentes interpretaciones es, la escrita. 

Le sigue, en cuanto a garantía de calidad, la comunicación verbal, hablada. Y aunque no nos parezca así, esos mismos estudios han demostrado que es, mediante los gestos, la mímica, el cuerpo, diversas expresiones gestuales y otros, como más poderosamente damos información, mucha de ella no consciente, a nuestros interlocutores.

 ¿A quien no le ha pasado que alguien le esté diciendo algo y uno perciba, debido a su gestualidad, que nos está mintiendo? Todos en diferentes momentos hemos vivido ese tipo de experiencias, donde observamos incongruencias e inconsistencias entre lo que se habla y dice, versus lo que percibimos. En el trabajo diario, es algo bastante común. De ahí, los abundantes problemas relacionados con la comunicación.

 Ahondando en lo que habitualmente se considera comunicación, señalaré que ésta, tiene como finalidad, facilitar el encuentro, la mutua comprensión, la convivencia, la posibilidad de influir en el otro, el aprendizaje, y varios aspectos más, todos importantes y relevantes para la búsqueda de entendimiento. Al hacerlo, las personas, mejor dicho, los interlocutores, buscan al mismo tiempo satisfacer necesidades de dos tipos: Necesidades de índole Practica, y también necesidades Personales.

Necesidades de índole práctica en el trabajo

En ellas, el motivo de la interacción es, la satisfacción de necesidades dirigidas principalmente a:

ü  Facilitar el logro de los resultados propuestos, deseados.

ü  Aclarar y resolver problemas comunes que dificultan y obstaculizan el trabajo. Están presentes en todo tipo de organización y/o empresa.

ü  Facilitar la adecuada ejecución y realización de las tareas cotidianas que exige el trabajo.

Algunos ejemplos: 

·       Mantenerse centrados en los temas de conversación o de discusión relativos a las actividades a ejecutarse.

·       Lograr que se tomen y realicen buenas decisiones que faciliten el flujo del trabajo.

·       Resolver diferentes situaciones problemáticas bastante comunes

·       Intercambiar información de utilidad de manera eficiente… Otras

 

Necesidades de índole personal en el trabajo

Se trata de aquellas dirigidas a mostrar aprecio por los aportes que las personas realizan, valorándolas, y dejándoles ver que se las comprende y acepta.

Algunos ejemplos:

·       Sentirse valorado, querido, apreciado, en su justa medida.

·       Sentirse tomado en cuenta, escuchado, que tus idean y aportes son tomados en cuenta.

·       Sentirse respetado, sobre la base de tus conocimientos y experticia.

·       Poder participar e influir activamente en la situación, conversaciones, discusiones.

Tipos de comunicaciones

Para visualizar el contexto general de la comunicación, y con la finalidad de tener una amplia y clara visión de su alcance, es esencial que distingamos y diferenciemos entre los diversos tipos existentes:

q  Comunicaciones internas (Diálogos propios, internos dentro de un amplio espectro)

q  Comunicaciones cara a cara

q  Comunicaciones verbales

q  Comunicaciones escritas

q  Comunicaciones gestuales

·       Comunicaciones internas:

Es el tipo de diálogos y comunicaciones que nos ayudan a prepararnos para afrontar situaciones externas de muy diversa índole presentes en el trabajo, y en las relaciones e interacciones con otros, en general.

·       Comunicaciones cara a cara

Se trata del tipo de comunicación más rica, pero al mismo tiempo más compleja y amplia.

Es la herramienta a la cual solemos echar mano primero, y es además, la que usamos con mayor frecuencia. Al mismo tiempo, es la forma más completa de comunicación verbal, e incluye siempre en su utilización, la gestual. Estos componentes, hacen que se vuelva compleja. 

Los seres humanos, las personas, poseemos la capacidad exclusiva de transformar nuestros pensamientos e ideas, en palabras, que una vez comunicadas a un interlocutor, pueden lograr, entre muchas otras cosas, cambios de conducta o de comportamiento en las personas. He ahí su gran valor e impacto.

Una definición bastante completa del proceso de comunicación “cara a cara”, es la que aporta la “Escuela de Palo Alto, California”. Ellos afirman:

 

            “Comunicación es el proceso de relaciones que sucede cuando los interlocutores se sitúan al alcance de sus sentidos. Incluye cualquier actividad verbal o no verbal deliberada o inconsciente, susceptible de influir en la actuación: Con uno mismo Comunicación intrapersonal -, con otro individuo – Interpersonal -, con varios o muchos individuos -grupal – cultural-“.

Cuando deseamos que alguien actúe o se comporte de una manera diferente de la que le es usual, generalmente se lo decimos. Aunque queda claro que no siempre obtenemos el cambio o resultado buscado.

Pero también, cuando su comportamiento es el esperado, se lo decimos para que lo mantenga. A veces lo hacemos hablándole sobre reglas generales o principios de la propia empresa, y en otras, le damos instrucciones exactas. Dentro del ámbito de las organizaciones, este tipo de comunicación, puede adoptar la forma de políticas establecidas, manuales de instrucción, procedimientos de funcionamiento estandarizado, normas, órdenes y otros.

Estudios sobre la comunicación y su relevancia, realizados en empresas, muestran que los directivos, emplean algo más del 50% de su tiempo en recibir, estudiar, reunirse y transmitir diversos tipos de comunicación a otras personas. 

Tenemos tal confianza en la comunicación como instrumento para la transformación de la conducta, que a menudo creemos que es suficiente con transmitir un mensaje para suponer que los receptores actuarán de acuerdo con él y lo tomarán en cuenta.  De hecho, las actitudes y conductas de las personas se ven fuertemente influidas por estos mensajes. La mala noticia es, que frecuentemente no se alcanza el éxito deseado.

A diario nos sentimos frustrados porque con demasiada frecuencia ocurren menos cambios de los que esperamos y deseamos. Cuando esto sucede, nos inclinamos a atribuirlo a “falta de motivación y/o compromiso” de la persona en cuestión. A su “falta de capacidad” o, a su “falta de interés y compromiso” por colaborar. La realidad es que existen obstáculos de semántica, y diversas barreras de tipo psicológico y/o de otra índole en la transmisión (emisión y recepción), que pueden impedir que las palabras- por si solas, logren el efecto que se espera de ellas.

Con la próxima entrega completaré la información acerca de la “comunicación cara a cara” y explicaré las demás.

 

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion