El mundo de las organizaciones es complejo debido a los componentes y
variables que intervienen en los macro procesos que realizan buscando
ser: eficientes, eficaces, productivas y competitivas, y alcanzar una buena rentabilidad como
retorno; ya sea, prestando un servicio que cuente con elevada demanda o,
mediante la elaboración de productos que satisfagan expectativas y exigencias
de los diferentes grupos de clientes y mercados en los que operan. En el
caso de organizaciones públicas sería
principalmente, dar servicios que
satisfagan las demandas de los usuarios y, recibir el reconocimiento de éstos,
como servicio público de calidad que beneficia a sus usuarios.
Un modelo de Sistema Organizativo
Con la
finalidad de explicar de manera comprensible algo que ya he reconocido como
complicado, diseñé hace algún tiempo un modelo
gráfico que me permitiera incluir en
una sola lámina esa complejidad. Dicho modelo, facilita la visualización de una
organización cualquiera, sin importar su tamaño.
Como se puede observar en el gráfico de elaboración
propia, cualquier organización o empresa está conformada por todo lo indicado
dentro del “pentágono” y más. Todas se encuentran rodeadas por un espacio muy
amplio, casi sin límites, que las circunda, su entorno, conformado por:
los mercados en que actúa la empresa, los clientes, proveedores y un amplio
conjunto de otros “sistemas de demanda” que hacen muy diversos tipos de
exigencias - “demandas”- a la organización o empresa.
El entorno
de las empresas
Un primer
aspecto esencial para comprender la complejidad de obtener una organización
exitosa es, tomar conciencia de que toda organización o empresa, de la índole
que sea, está siempre inmersa dentro de
un entorno, con el cual
interactúa permanentemente para poder cumplir con su misión. Para la mayor parte de las empresas grandes y medianas, hoy
en día, dicho entorno es de gran magnitud por incluir, generalmente, a otras
empresas y clientes de países en diferentes continentes, lo que produce una
situación más compleja que en el pasado, cuando los mercados eran esencialmente
locales.
Esta complejidad, es un factor que justifica
la necesidad, o al menos conveniencia,
de que toda organización que quiera ser eficaz cuente con una buena estrategia de empresa. Ésta
conformará su “plan de futuro”, que guía y apoya su gestión, y donde los
diferentes entornos y sistemas que le
hacen demandas, se contemplen con
claridad, con el fin de estar en capacidad de dar una respuesta eficaz,
adaptada a cada país y cultura y, más en concreto, a los diferentes grupos que
conforman a sus clientes en esos mercados. Ese plan de futuro escrito, es conocido
usualmente como estratégico. Un buen plan estratégico abarca siempre los dos
grandes ámbitos de la planificación: el externo, ya señalado como entorno,
donde ocurre lo más
importante para cualquier empresa u organización y el ámbito interno. Pare ser eficaz en ambos,
innovar periódicamente las formas de gestión es una actividad clave de
supervivencia,también, para lograr éxito en ambientes cambiantes.
El entorno,
está conformado por: sus mercados, clientes, usuarios, competidores,
proveedores, entes reguladores, cámaras, asociaciones, organismos del gobierno,
sindicatos, centros de desarrollo de nuevas tecnologías, ámbito económico,
ecológico y otros, a los que es
necesario tomar en cuenta a la hora de determinar la estrategia de futuro y
realizar una actividad de planificación que permita dar claridad y
transparencia dentro de la misma, a la pregunta fundamental: ¿Cuáles serán las
exigencias qué provendrán de los
diferentes sistemas de demanda hacia nuestra empresa, a futuro?
En la medida
en que ese plan de futuro se haga bien, la empresa estará en mejores
condiciones de dar la respuesta adecuada a cada demanda o requerimiento
proveniente de su entorno. Los “Sistemas de Demanda”, se denominan así
por ejercer diferentes tipos de demandas o, exigencias continuas, a las que las
empresas deben dar respuesta adecuada para obtener un resultado eficaz y ser
competitivas. Éstas a su vez, tienen dos posibilidades de cómo hacerlo, ambas
con un impacto y resultados distintos:
1)
De manera reactiva, reaccionando a la presencia de la demanda a fin de
satisfacerla. Esto suele conducir a una forma peligrosa de “gestión por reacción”, nada recomendable, ya que suele resultar
costosa desde una perspectiva general y, porque casi nunca es garantía de
calidad. Conlleva estar siempre corriendo, “apagando
fuegos”, tal como le ocurre a la
gran mayoría de organizaciones que no supieron prever en sus países la crisis
que se avecinaba y que ha hecho desaparecer a muchas de ellas.
2) De forma pro-activa, preparándose
de antemano y siendo capaces, mediante el plan, de anticiparse a posibles
nuevas demandas y exigencias de acuerdo con las grandes tendencias en el
entorno y los mercados, estando preparadas para satisfacer y responder rápida y
adecuadamente a las nuevas exigencias. De haberlo hecho así, muchas de las
empresas hoy en condiciones graves por efecto la crisis económica internacional, estarían en mejor situación.
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