AHONDANDO EN LAS EMPRESAS PARTE IV (FINAL)
En mi profundización acerca del conocimiento de las empresas, por dentro, y con la finalidad de realizar algunos aportes que puedan resultar interesantes y útiles, sigo tomando como referencia para explicarlo, al que he denominado “Modelo de un Sistema Organizativo”, que he mostrado en cada entrega donde he venido refiriéndome al respecto.
Toca ahora hablar, de los dos subsistemas que me faltan explicar y que forman parte de la que señalé como tercera capa, en cuanto a visualizar las organizaciones conformadas por varias “Capas”, tal como “cebollas”. Y también, de aquello que conforma lo que he visualizado al construir el modelo como “La cuarta Capa”.
Como señalé y manteniéndonos aún en la tercera capa, nos queda dar información acerca de los otros dos subsistemas organizacionales no descritos aún. De acuerdo con el orden que he venido describiendo, el cuarto subsistema es, lo relativo a la Información, vista desde su vertiente más amplia.
Sistema Informativo -Informático
La información ha pasado a ser, en los últimos años, un recurso de gran importancia para la gestión de las empresas y todo lo que es el mundo de los negocios. Hoy día, para cualquier empresa es fundamental disponer de la información necesaria para la adecuada realización de la variable y permanente toma de decisiones. En algunos tipos de empresas se trata de sistemas que procesan información vital del día a día.
Este subsistema, ha venido adquiriendo un papel cada vez más relevante en las organizaciones, en especial en los últimos 20 años, y lo será muchísimo más de cara al futuro.
Esto se observa con gran claridad, especialmente, en el caso de empresas del mundo financiero y de seguros y, por otra parte, en todas aquellas que utilizan para múltiples actividades las grandes ventajas que ofrece la red Internet, algoritmos y el comercio digital. Hoy día, las empresas más grandes del mundo, son las que viven del manejo de la información. Con innumerables pros, pero también, con muchos contras.
En esta dirección, vale la pena leer el libro de Shoshana Zuboff: The Age of Surveillance Capitalism: The Fight for a Human Future at the New Frontier of Power. PublicAffairs. 2019
Regresando al mundo interno de las empresas y su funcionamiento nos encontramos con que algunos de los aspectos más relevantes tienen que ver con el hecho de sí:
a) ¿Están los sistemas de información perfectamente alineados con la estrategia de la organización? ¿Dan soporte adecuado a la estrategia y a su complejidad?
b) ¿La información de todo tipo que proveen, es oportuna y confiable para la gestión? ¿Es relevante y está siempre actualizada para facilitar la toma de decisiones?
c) ¿Da respuesta concreta a los diferentes ámbitos donde es necesaria, o sobre aquellos, acerca de los cuales se requieren decisiones rápidas y de calidad basadas en la información existente?
d) ¿Dispone la organización de las tecnologías de la información y comunicación, tanto hardware como software, necesarias para proveer a la empresa de la eficiencia, agilidad y flexibilidad que exige el negocio con el fin de dar el mejor y más rápido servicio posible al cliente?
Es por aquí, por donde se prevén los avances y cambios más importantes para el mundo de las empresas y algunas organizaciones en un futuro que ya hace algún tiempo, está aquí. Un mundo inmenso que hoy día me sobrepasa.
e) Sistema Financiero
La idea inicial de señalar específicamente a este subsistema, se debe esencialmente a que, por experiencias reales vividas en muy diversas oportunidades, hemos podido comprobar como Planes, Proyectos, Mejoras, Inversiones, que la organización consideraba vitales, se paralizaron por el peso, no siempre conveniente, que con frecuencia emana del mismo y, usualmente, sin estar alineado con la estrategia que la empresa ha decidido llevar adelante.
En varias ocasiones hemos sido testigos de ello, por esta razón decidí incluirlo como un subsistema esencial del que hay que estar muy atentos. ¿Cuántos grandes proyectos de futuro se quedan en nada por no haber los recursos financieros, ni de dónde obtenerlos?
Un claro ejemplo es lo que está ocurriendo en la actualidad debido a la crisis económica que aqueja a empresas y todo tipo de organizaciones en el mundo. Visto de manera muy amplia, el impacto positivo o negativo, ha quedado muy claro que es determinante.
Este subsistema ejerce, de acuerdo con nuestra experiencia, un peso específico muy importante y condiciona mucho a los otros subsistemas, actividades, y a la organización en general. Además, puede convertirse, y con frecuencia es lo que ocurre, en un freno y peor, un impedimento para los cambios, la innovación y el desarrollo necesario, para el futuro de la empresa.
Trata, lógicamente, del manejo y gestión de los aspectos económicos, financieros y contables de la empresa. En tiempos de bonanza suele haber flexibilidad a la hora de realizar ciertas inversiones y gastos, pero en épocas de crisis, o cuando los precios, con la finalidad de ser competitivos están muy ajustados y la rentabilidad está por debajo de lo esperado, los aspectos administrativos y financieros suelen ser uno de los mayores impedimentos al crecimiento, la innovación y otros de importancia para la competitividad de la empresa, la que sin embargo, está continuamente siendo retada desde el entorno exterior.
4.- ALTA DIRECCIÓN, O ALTA GERENCIA
La cuarta capa es determinante. Arribamos al punto central y clave de toda organización y empresa. Todas las capas anteriores dependen de manera muy marcada de ésta, que es denominada generalmente como Alta Dirección o Alta Gerencia. Dependiendo del país y cultura corporativa del mismo estas nomenclaturas, varían.
Continuando con símil de la cebolla, señalaré que ésta capa siempre está conformada por un pequeño grupo de personas que ostentan la máxima autoridad y poder, razón por la que sus decisiones y acciones tienen un gran impacto positivo, o negativo, sobre la organización; dependiendo de lo acertadas y oportunas que esas decisiones sean.
A lo largo de nuestra experiencia en consultoría organizacional, hemos observado con cierta frecuencia, que quienes la conforman, son personas que se comportan, por lo general, más como grupo que, cómo sería deseable, como un equipo de líderes.
En este exclusivo grupo, se concentra el mayor grado de autoridad, y en general de poder, dentro de la organización, y son, quienes, en última instancia, terminan realmente dirigiendo, manejando y gestionando todo lo demás, para bien, o a veces, por muy diversas razones y acciones, para mal.
Si lo hacen muy bien, la organización será competitiva, eficaz, exitosa, de calidad, y será, además, un lugar donde las personas desean trabajar y permanecer para hacer carrera profesional y personal.
Pero si no lo hacen bien, si no están claros y comprometidos con una Visión, Misión, con estrategias claramente definidas, comunicadas y compartidas, y con objetivos y metas a ser logradas; si no se llevan bien entre ellos y hay luchas de poder, (pobre organización), los resultados serán deficientes; además, una de las consecuencias será que no durará muchos años en el mercado, aunque cuente con grandes recursos económicos para sostenerse un tiempo.
Con base en nuestras experiencias, nos parece necesario que directivos y mandos, comprendan y conozcan bien los aspectos señalados, en especial y lógicamente, si se quiere llegar a desarrollar organizaciones eficaces, capaces de competir exitosamente en el mercado mundial y, además, capaces de perdurar en el tiempo. No dudamos que ésta es la intención de cualquier organización; que lo logren o no, depende fundamentalmente, de cómo se realiza la gestión de los diferentes subsistemas señalados.
