Acorde con los temas descritos en los tres anteriores Post, y construyendo y completando aspectos esenciales descritos en el gráfico “Modelo de un Sistema Organizativo”, corresponde ahora hablar de la siguiente categoría. Se trata, de explicar los componentes que conforman la tercera capa.
La misma, está conformada por cinco sub-sistemas que producen un impacto permanente e inteligente, en cuanto al funcionamiento y operación de toda empresa u organización.
Los cinco subsistemas
Relativo a esta tercera capa señalaré que, es donde suelen encontrarse los más diversos estudios, enfoques y planteamientos teórico-prácticos dado que provienen de diferentes autores, investigadores, especialistas y consultores. Personalmente, y después de buscar y analizar diversos modelos y enfoques, llegué a la idea de los cinco subsistemas que presento:
a) Subsistema Humano
Conformado por todos los miembros de la organización y por aquellos aspectos que resultan fundamentales para el individuo, dentro de la empresa, con objeto de facilitarle poder alcanzar una elevada eficacia, su crecimiento personal, el desarrollo de sus competencias, su progreso y el éxito en los diferentes trabajos que, a lo largo del tiempo realizará. También, como refuerzo para su autoestima y desarrollo del talento.
Con objeto de alcanzar estas finalidades, es esencial conocer, facilitar y apoyar, entre otras cosas:
ü El desarrollo de su madurez psicológica, para que pueda realizar las diferentes tareas relativas a su trabajo con eficacia y aprovechar al mismo tiempo y al máximo posible, su potencialidad, capacidades y sus competencias personales convertidas en talento.
ü Proporcionarles un buen grado de potenciación (empowerment). Algo que deben recibir y disfrutar, para estar en las mejores condiciones de ejecutar su trabajo de manera verdaderamente autónoma, responsable y con calidad. Y aprovechar de esta forma, al máximo su potencialidad, y sus competencias. Todo ello cimentado en un elevado compromiso (commitment)
ü La creación y desarrollo de un clima, ambiente, que le motive y apasione. Siempre con la finalidad de mejorar el impacto que éstos producen en el logro eficaz de los resultados, y en la ejecución y calidad del trabajo que se ejecuta.
ü Que las relaciones y comunicaciones entre diferentes miembros, niveles y departamentos de la organización sean de apoyo. Es indispensable para ello, que exista confianza mutua de calidad. Como ayuda para estimular un clima de trabajo retador, de confianza, cooperación, respeto, más productivo y motivador.
ü Que se trabaje en colaboración y equipo. Con el fin de evitar o por lo menos minimizar conflictos disfuncionales no creativos, y las frecuentes “luchas de poder”, que tanto dañan a las personas, y al clima de la organización, cuando están presentes.
b) Subsistema de Autoridad
Forma parte también del subsistema humano, pero con la diferencia de que ahora se trata de individuos que, por muy diversas razones y motivos, han alcanzado ciertas posiciones formales de autoridad y poder dentro de la organización.
Dado el impacto que este subsistema produce, dependiendo de cómo se ejerza dentro del ámbito total o parcial de cualquier empresa, y por toda la información e investigaciones que existen al respecto, he decidido señalarlo aparte, dentro del modelo. También, por su gran importancia e impacto en la efectividad y resultados de las organizaciones.
Se trata del tema sobre el que más se ha investigado y escrito. Es, sin duda, un aspecto central relativo a la eficacia, competitividad y éxito que se logra, según se lleve a cabo.
Conforman este subsistema todas aquellas personas que tienen nivel de mando y jerarquía formal dentro de la empresa. Incluye desde el más alto y de mayor peso e impacto, hasta el más bajo nivel de autoridad. Para conseguir la mejor ejecución y comprensión, es necesario conocer muy bien las actividades que son su responsabilidad y poseer competencias y fortalezas, en aspectos tales como:
1. El enfoque dominante respecto a la autoridad: ¿Predomina un enfoque hacia el liderazgo y la participación o más bien, un estilo de dirección, mando y control?
2. ¿Qué estilos de liderazgo o dirección predominan en la empresa? ¿Cuál es su impacto? ¿Los estilos predominantes son los más adecuados para lograr lo esperado tal como se debe y se desea realizarlo, acorde con la cultura de la empresa?
3. ¿Cómo se toman las decisiones en la empresa? ¿Se hace participar a quienes se verán afectados por las mismas, o al menos, a los mandos de éstos, o se realizan de forma centralizada dentro de un pequeño grupo cerrado? ¿Existen en la empresa verdaderos mecanismos de participación y para la contribución de ideas?
4. ¿Cómo se administran las recompensas y se lleva a cabo el reconocimiento? ¿Se premia a quienes realizan un buen trabajo? ¿Se penaliza de alguna forma a quienes no cumplen lo convenido? ¿Cómo se aplica el reconocimiento? ¿Cuál es su impacto en el clima, motivación, implicación y desempeño de las personas?
Según y cómo los cuatro aspectos señalados se lleven a cabo, producen una fuerte huella en la empresa. Me atrevo a afirmar sin dudarlo que, la calidad, productividad, efectividad y eficacia de toda empresa depende en mayor grado de, sus líderes, directores y personas que poseen algún nivel de mando, que de los propios empleados en general. Esto, en la mayor parte de las empresas no se percibe así. Mejor dicho, no se quiere percibir así.
El peso de esta afirmación es más significativo en el caso de los más altos en posiciones de mando. Este aspecto, ha sido además comprobado y refrendado por la investigación del 2003 sobre liderazgo extraordinario, llevada a cabo por Jack Zenger y Joseph Folkman. Hoy pasan del millón de directivos y líderes, los que han contribuido a este amplio estudio.
c) Subsistema Operativo
Este es, el subsistema que pone en funcionamiento continuo a los anteriores y tiene mucho que ver en la calidad de la ejecución final, en un sentido amplio. Se incluyen en él los aspectos duros operativos y de funcionamiento, tales como: la estructura, procesos, organización de las tareas y la ejecución, usuales en la mayor parte de las empresas, las que afectan a todas las posibles funciones y actividades de las mismas, tal como pueden ser: Marketing, Diseño, Ventas, Producción, Distribución, Servicio Post-venta, Finanzas, Recursos Humanos y otros más, comunes en cualquier empresa. Tiene que ver con aspectos como:
1. Estructura y funcionamiento de la empresa y sus componentes: ¿Cómo está conformada y organizada: ¿En Divisiones, ¿Direcciones, Gerencias, Departamentos, Unidades, otras? ¿Cómo es el Organigrama? Tal como está estructurada ¿es la forma más adecuada para realizar bien sus funciones? ¿Responde a la realidad, facilitando las actividades que deben ejecutarse? ¿La toma de decisiones, las relaciones jerárquicas, el flujo del trabajo, es adecuado? ¿Está alineada la estructura con la estrategia y facilita su implantación? Varias otras.
2. ¿Cuáles son los procesos que se utilizan a fin de elaborar los productos y dar los servicios que se prestan, tanto a clientes externos, como a los internos? ¿Están diseñados de forma que añadan máximo valor a los clientes? ¿Existe desperdicio en general de: Tiempo, recursos, materia prima, equipos y otros o por el contrario, contribuyen a lograr una elevada eficacia? ¿El diseño de los procesos facilita la mejor ejecución posible? ¿Se lleva a cabo una revisión e innovación periódica de los procesos para permitir una elevada eficacia organizativa?
3. Organización: ¿Cómo está organizado el trabajo? ¿Fluye adecuadamente o existen “cuellos de botella”? ¿La secuencia de actividades entre unidades o departamentos es la correcta? ¿De cuáles metodologías, modelos y herramientas se vale la empresa para alcanzar una ejecución excelente de las tareas y/o actividades, de forma que los resultados que obtiene sean altamente competitivos?
4. Tareas: ¿Cuáles son las tareas y actividades que es necesario ejecutar para asegurar un excelente servicio y elaborar productos de calidad?
5. Tecnologías: ¿De cuáles tecnologías duras y blandas dispone la organización para que el trabajo se realice de manera eficiente y automatizada en las áreas donde sea apropiado (Diseño, Producción, Aprovisionamiento, Facturación, Despacho, Administración)?
En la venidera entrega completaré la explicación de los subsistemas que falta exponer.
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