Continúo
escribiendo y aportando información que considero útil y aplicable, acerca de
cómo contar y disponer de Equipos y/o Grupos humanos bien entrenados, que sepan
y sean capaces de gestionar de manera eficaz sus procesos y/o dinámicas.
Especialmente, a la hora de formar parte de grupos que tienen que ser eficaces
al trabajar en conjunto con otros, para conseguir ciertos resultados de interés
común.
Me
referiré en este escrito al proceso humano de: “Establecimiento de Normas”;
resaltando una vez más, la importancia de conocer y gestionar de manera
apropiada las diferentes dinámicas a las que me he venido refiriendo, las
cuales, están siempre presentes en trabajos, reuniones y otras actividades
colectivas de diversa índole, tal como ya he señalado, y siempre que participan
dos o más personas. Lo más común es casi siempre, más de dos, lo que, al ser
así, produce mayores dificultades en el manejo en general y requiere por ello, idealmente,
de grupos bien entrenados y capacitados: de Equipos.
Normas y Reglas en las empresas
Toda organización,
empresa, grupo o equipo formado por humanos, cuenta siempre con un conjunto de normas, de procedimientos y/o
reglas que, de alguna forma, rigen,
regulan, condicionan la vida
en esa organización o grupos. Esto es algo que ocurre siempre, estén o no escritas esas normas. Siempre
en el grupo se van a establecer y a trabajar con normas que, de no estar
determinadas de antemano, de todas formas, irán surgiendo sobre la marcha
conforme el grupo vaya trabajando y requiriendo de ellas.
Con
frecuencia a nivel de empresas las encontramos formando parte de los procedimientos. A medida que pasa el
tiempo las normas, procedimientos reglas y otras modalidades deberán irse adaptando
a los continuos cambios que se suceden en el entorno, produciendo un impacto que
las organizaciones no pueden, al menos inicialmente controlar. Es por ello
necesario adaptarlas, flexibilizarlas y ajustarlas a los progresos que el
equipo va obteniendo conforme se adecúa a las diversas demandas de su entorno.
Normas rígidas, inflexibles, no actualizadas,
suelen hacer la vida muy complicada para las personas dentro de las empresas y
organizaciones afectando, con frecuencia, la productividad y los resultados
deseados. En los grupos, ocurre otro tanto, afectando de forma negativa el
rendimiento. A menos que hayan venido consistentemente actualizando.
Es lógico y
conveniente que existan ciertas normas, aunque sean mínimas, que regulen la
convivencia y la marcha hacia el cumplimiento del objetivo, pero es necesario
estar muy pendientes de ellas. Nunca las normas deben frenar o impedir el
crecimiento y desarrollo del equipo, de la gente y, en consecuencia, de la
organización y del logro de sus objetivos.
Obsolescencia de reglas y normas
En este
último ámbito es común la queja de la gente cuando en un trabajo existen normas
o procedimientos no actualizados, que no permiten dar rápida respuesta a las
demandas o exigencias de usuarios y otros. Es necesario crear mecanismos de
responsabilidad en las personas para minimizar esas situaciones. Las normas
deben ser todo lo contrario: impulsoras, facilitadoras del desarrollo, la
eficacia y para el logro de los objetivos. Nunca un freno o impedimento, tal
como ocurre en empresas y organizaciones cuya cultura dominante es de índole
burocrática, tradicional, de respuesta lenta.
Si nos
enfocamos en el ámbito de país, la complejidad se multiplica: Leyes, decretos, regulaciones,
procedimientos y muchos otros que es necesario mantener actualizados a fin de facilitar
el desarrollo y avance del mismo. Los procesos y dinámicas son los mismos y
están presentes en todos los entornos que lo conforman. Su análisis y
comentarios es material suficiente para escribir varios libros. No es
obviamente mi caso. Ese ámbito supera mis conocimientos y capacidades. Vuelvo
por ello, a referirme al ámbito de las empresas y otras organizaciones.
El lapso de gloria de las normas,
reglas, procedimientos, dentro del
mundo de las empresas data esencialmente, de principios del siglo XX. La forma
de organización denominada “Burocrática”, con una cultura organizativa centrada
en las funciones y normas, se basaba esencialmente en la presencia de
regulaciones, normas, procedimientos y otros que daban vida a una serie de “Manuales”
de toda índole donde “casi todo”,
estaba estipulado y lo fundamental era, “seguir el Manual paso a paso”.
Cumplir paso a paso lo que los especialistas de
“Organización, Métodos, Procedimientos y Sistemas”, según la envergadura y
alcance de estos, habían prescrito una vez estudiada y analizada cada actividad
o área de trabajo en detalle.
Aún recuerdo
perfectamente, allá por los años sesenta, cuando uno se incorporaba a una gran
organización de las de vanguardia, que lo primero que le entregaban a cada persona
era: el “Manual de Organización y Funcionamiento y, una vez ubicado en
un puesto concreto de trabajo, te daban el “Manual de Trabajo”, que guiaba a
cada uno acorde con las especificidades del trabajo que debía llevar a cabo. Estos
manuales, obviamente, adoptaban nombres diferentes en distintas empresas, pero
el objetivo era el mismo.
El “Manual de Organización, Métodos y
Funcionamiento”, solía dar una visión bastante clara de la empresa y de sus
componentes relacionados con la organización, funcionamiento, filosofía, cultura
y otros componentes centrales de la misma. Así explicar cómo hacer, con la
finalidad de irse incorporando de manera ordenada y comprometida a ella.
El “Manual de Trabajo” era mucho más
diverso en cuanto a contenidos y se centraba en general y también
específicamente, en pasos y procedimientos del trabajo concreto al que estabas
asignado y aportaba directrices bastante claras de cómo interactuar con otros
para apoyar los diferentes pasos y procesos que se requerían para elaborar un
producto o dar algún tipo de servicio.
La utilidad y
necesidad de las normas y procedimientos es indudable. Más bien lo fue diría
yo, hasta la década de los 80, cuando la aceleración, los continuos cambios y
la velocidad de los mismos hicieron muy difícil y costosa la tarea de
actualización de normas, procedimientos y similares. Lo que pasó y que continúa
pasando es, que los continuos avances y cambios impiden disponer de manuales
actualizados, aún a pesar de la posibilidad y conveniencia de digitalizarlos.
Cambio y Normas
Lo que pasa usualmente
con las normas, reglas y procedimientos es: que es necesario que se mantengan
actualizados, al día. De lo contrario interfieren el trabajo, la productividad,
la calidad, el clima de trabajo, etc. Al perder vigencia, si no están permanentemente
al día, la información y guías que proveían ya no sirven, han quedado
obsoletas.
Mi
experiencia es, tal como lo señalé, que ya durante los años setenta en algunas
empresas se volvieron inútiles y hubo que comenzar a desecharlos. El
surgimiento en el mundo de las empresas de diversas corrientes, metodologías, enfoques
y filosofías de trabajo tales como: Círculos de calidad, Productividad, Desarrollo Organizacional, Calidad Total, Equipos Auto-dirigidos y otras formas
abiertas y participativas, sustentadas en la responsabilidad, motivación, el desarrollo
de competencias personales y por fin, lo más reciente, el valorar de verdad las
capacidades reales del ser humano: su capacidad de autodesarrollo, compromiso,
responsabilidad y muchos otras variables sobre las que se han escrito miles de
libros, explican los porqués de ese cambio profundo.
En el trabajo
de pequeños grupos, existen con frecuencia algunas normas generales que se
derivan de la propia cultura de empresa, a las que es necesario incorporar las
determinadas por cada grupo o equipo de trabajo. En su avance aprendizaje y
desarrollo, cada grupo y equipo, se va proveyendo de ciertas normas, patrones y
reglas, que van condicionando y conformando la manera de trabajar. Muchas de
ellas no están escritas, pero se van incorporando y aceptando, cuando se
muestran necesarias y convenientes para facilitar el trabajo fluido y la mejora
de los resultados que se esperan obtener del equipo.
Conforme el
equipo crece, se especializa y, muchas normas que se perciben como adecuadas,
porque que no contribuyen a burocratizar las actividades y avances del mismo, a
veces, con el tiempo y los cambios forzados por los avances, van frenando esos
avances y cambios, razón por la cual van siendo eliminadas y sustituidas por
otras.
En esta dirección, en grupos o equipos bien entrenados y con experiencia
de trabajo en equipo es más útil contar con una o más personas, que realicen el
“Rol de Facilitar los Procesos”, quienes regulan y facilitan el trabajo. Esta
práctica, hoy muy desarrollada, suele ser de mayor utilidad y mejor, para las
dinámicas, avance y rendimiento de los equipos.
