jueves, 21 de marzo de 2019

ESTABLECIMIENTO DE NORMAS



Continúo escribiendo y aportando información que considero útil y aplicable, acerca de cómo contar y disponer de Equipos y/o Grupos humanos bien entrenados, que sepan y sean capaces de gestionar de manera eficaz sus procesos y/o dinámicas. Especialmente, a la hora de formar parte de grupos que tienen que ser eficaces al trabajar en conjunto con otros, para conseguir ciertos resultados de interés común.

Me referiré en este escrito al proceso humano de: “Establecimiento de Normas”; resaltando una vez más, la importancia de conocer y gestionar de manera apropiada las diferentes dinámicas a las que me he venido refiriendo, las cuales, están siempre presentes en trabajos, reuniones y otras actividades colectivas de diversa índole, tal como ya he señalado, y siempre que participan dos o más personas. Lo más común es casi siempre, más de dos, lo que, al ser así, produce mayores dificultades en el manejo en general y requiere por ello, idealmente, de grupos bien entrenados y capacitados: de Equipos.

Normas y Reglas en las empresas

Toda organización, empresa, grupo o equipo formado por humanos, cuenta siempre con un conjunto de normas, de procedimientos y/o reglas que, de alguna forma, rigen, regulan, condicionan la vida en esa organización o grupos. Esto es algo que ocurre siempre, estén o no escritas esas normas. Siempre en el grupo se van a establecer y a trabajar con normas que, de no estar determinadas de antemano, de todas formas, irán surgiendo sobre la marcha conforme el grupo vaya trabajando y requiriendo de ellas.

 

Con frecuencia a nivel de empresas las encontramos formando parte de los procedimientos. A medida que pasa el tiempo las normas, procedimientos reglas y otras modalidades deberán irse adaptando a los continuos cambios que se suceden en el entorno, produciendo un impacto que las organizaciones no pueden, al menos inicialmente controlar. Es por ello necesario adaptarlas, flexibilizarlas y ajustarlas a los progresos que el equipo va obteniendo conforme se adecúa a las diversas demandas de su entorno.

Normas rígidas, inflexibles, no actualizadas, suelen hacer la vida muy complicada para las personas dentro de las empresas y organizaciones afectando, con frecuencia, la productividad y los resultados deseados. En los grupos, ocurre otro tanto, afectando de forma negativa el rendimiento. A menos que hayan venido consistentemente actualizando.

Es lógico y conveniente que existan ciertas normas, aunque sean mínimas, que regulen la convivencia y la marcha hacia el cumplimiento del objetivo, pero es necesario estar muy pendientes de ellas. Nunca las normas deben frenar o impedir el crecimiento y desarrollo del equipo, de la gente y, en consecuencia, de la organización y del logro de sus objetivos.
 
Obsolescencia de reglas y normas
 
En este último ámbito es común la queja de la gente cuando en un trabajo existen normas o procedimientos no actualizados, que no permiten dar rápida respuesta a las demandas o exigencias de usuarios y otros. Es necesario crear mecanismos de responsabilidad en las personas para minimizar esas situaciones. Las normas deben ser todo lo contrario: impulsoras, facilitadoras del desarrollo, la eficacia y para el logro de los objetivos. Nunca un freno o impedimento, tal como ocurre en empresas y organizaciones cuya cultura dominante es de índole burocrática, tradicional, de respuesta lenta.

Si nos enfocamos en el ámbito de país, la complejidad se multiplica: Leyes, decretos, regulaciones, procedimientos y muchos otros que es necesario mantener actualizados a fin de facilitar el desarrollo y avance del mismo. Los procesos y dinámicas son los mismos y están presentes en todos los entornos que lo conforman. Su análisis y comentarios es material suficiente para escribir varios libros. No es obviamente mi caso. Ese ámbito supera mis conocimientos y capacidades. Vuelvo por ello, a referirme al ámbito de las empresas y otras organizaciones.  

El lapso de gloria de las normas, reglas, procedimientos, dentro del mundo de las empresas data esencialmente, de principios del siglo XX. La forma de organización denominada “Burocrática”, con una cultura organizativa centrada en las funciones y normas, se basaba esencialmente en la presencia de regulaciones, normas, procedimientos y otros que daban vida a una serie de “Manuales” de toda índole donde “casi todo”, estaba estipulado y lo fundamental era, “seguir el Manual paso a paso”.

Cumplir paso a paso lo que los especialistas de “Organización, Métodos, Procedimientos y Sistemas”, según la envergadura y alcance de estos, habían prescrito una vez estudiada y analizada cada actividad o área de trabajo en detalle.

Aún recuerdo perfectamente, allá por los años sesenta, cuando uno se incorporaba a una gran organización de las de vanguardia, que lo primero que le entregaban a cada persona era: el “Manual de Organización y Funcionamiento y, una vez ubicado en un puesto concreto de trabajo, te daban el “Manual de Trabajo”, que guiaba a cada uno acorde con las especificidades del trabajo que debía llevar a cabo. Estos manuales, obviamente, adoptaban nombres diferentes en distintas empresas, pero el objetivo era el mismo.

El “Manual de Organización, Métodos y Funcionamiento”, solía dar una visión bastante clara de la empresa y de sus componentes relacionados con la organización, funcionamiento, filosofía, cultura y otros componentes centrales de la misma. Así explicar cómo hacer, con la finalidad de irse incorporando de manera ordenada y comprometida a ella.

El “Manual de Trabajo” era mucho más diverso en cuanto a contenidos y se centraba en general y también específicamente, en pasos y procedimientos del trabajo concreto al que estabas asignado y aportaba directrices bastante claras de cómo interactuar con otros para apoyar los diferentes pasos y procesos que se requerían para elaborar un producto o dar algún tipo de servicio.

La utilidad y necesidad de las normas y procedimientos es indudable. Más bien lo fue diría yo, hasta la década de los 80, cuando la aceleración, los continuos cambios y la velocidad de los mismos hicieron muy difícil y costosa la tarea de actualización de normas, procedimientos y similares. Lo que pasó y que continúa pasando es, que los continuos avances y cambios impiden disponer de manuales actualizados, aún a pesar de la posibilidad y conveniencia de digitalizarlos.

Cambio y Normas

Lo que pasa usualmente con las normas, reglas y procedimientos es: que es necesario que se mantengan actualizados, al día. De lo contrario interfieren el trabajo, la productividad, la calidad, el clima de trabajo, etc. Al perder vigencia, si no están permanentemente al día, la información y guías que proveían ya no sirven, han quedado obsoletas.

Mi experiencia es, tal como lo señalé, que ya durante los años setenta en algunas empresas se volvieron inútiles y hubo que comenzar a desecharlos. El surgimiento en el mundo de las empresas de diversas corrientes, metodologías, enfoques y filosofías de trabajo tales como: Círculos de calidad, Productividad, Desarrollo Organizacional, Calidad Total, Equipos Auto-dirigidos y otras formas abiertas y participativas, sustentadas en la responsabilidad, motivación, el desarrollo de competencias personales y por fin, lo más reciente, el valorar de verdad las capacidades reales del ser humano: su capacidad de autodesarrollo, compromiso, responsabilidad y muchos otras variables sobre las que se han escrito miles de libros, explican los porqués de ese cambio profundo.

En el trabajo de pequeños grupos, existen con frecuencia algunas normas generales que se derivan de la propia cultura de empresa, a las que es necesario incorporar las determinadas por cada grupo o equipo de trabajo. En su avance aprendizaje y desarrollo, cada grupo y equipo, se va proveyendo de ciertas normas, patrones y reglas, que van condicionando y conformando la manera de trabajar. Muchas de ellas no están escritas, pero se van incorporando y aceptando, cuando se muestran necesarias y convenientes para facilitar el trabajo fluido y la mejora de los resultados que se esperan obtener del equipo.

Conforme el equipo crece, se especializa y, muchas normas que se perciben como adecuadas, porque que no contribuyen a burocratizar las actividades y avances del mismo, a veces, con el tiempo y los cambios forzados por los avances, van frenando esos avances y cambios, razón por la cual van siendo eliminadas y sustituidas por otras. 

En esta dirección, en grupos o equipos bien entrenados y con experiencia de trabajo en equipo es más útil contar con una o más personas, que realicen el “Rol de Facilitar los Procesos”, quienes regulan y facilitan el trabajo. Esta práctica, hoy muy desarrollada, suele ser de mayor utilidad y mejor, para las dinámicas, avance y rendimiento de los equipos.







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