LAS COMUNICACIONES - 3ª Parte

Culminaba la anterior entrega del Blog, con el señalamiento acerca de que: “A diario nos sentimos frustrados porque con demasiada frecuencia, en empresas, organizaciones, y otros ámbitos, ocurren menos cambios de los que esperamos y deseamos, mediante el uso de la comunicación. Cuando sucede, nos inclinamos a atribuirlo a “falta de motivación y/o de compromiso” de la persona. A su “falta de capacidad”, o a su “falta de interés” por colaborar y contribuir a la satisfacción de ciertas necesidades de la organización”.

La calidad es, como ya se señaló en previos post, que existen obstáculos de lenguaje, diversas barreras, ruidos de tipo psicológico y/o de otra índole, en la transmisión (emisión y recepción), además, de aspectos de comunicación gestual, no verbal, que suelen dificultar y hasta impedir que las palabras- por si solas, logren el efecto y resultado esperado por quien las emite.

Lo señalado, sucede continuamente en todo tipo de organizaciones y muestra la necesidad de ser muy sensibles a lo que se dice, a cómo se dice, en qué momento se dice y al impacto que se causa al hacerlo.

 

Ser buen comunicador requiere, estar muy consciente de todos los elementos y componentes presentes en los procesos de comunicación e interacción. Exige, por tanto, de buen entrenamiento y conocimiento del impacto y manejo de las variables que intervienen y dificultan este proceso humano. Resulta especialmente útil en actividades donde es clave negociar, lograr acuerdos. En esas situaciones, lo señalado juega un papel determinante.

Variables presentes en el proceso de comunicación

Además de los componentes ya citados y mostrados en la primera entrega sobre el tema, señalamos:

a)     Emisor –Receptor y viceversa

b)     Barreras psicológicas (Historial entre los interlocutores) –Barreras externas.

c)     Mensaje: Intención – Impacto que origina.

d)     Ruidos: Internos – Externos.

e)     Ambiente, espacio físico donde se lleva a cabo la interacción.

Es necesario agregar:

f)      Lenguaje – Idioma a ser utilizado

g)     Canales de transmisión: Una Vía (Información) – Doble Vía (Dialogo)

h)     Arco de Distorsión: La posible y/o frecuente discrepancia entre lo que se está diciendo, de forma verbal, y lo que se transmite mediante la gestualidad. Hay congruencia, o no.

Pautas para la interacción y una comunicación eficaz cara a cara

En un intento por aclarar y contribuir a la mejora del proceso de comunicación, aportaré algunas ideas y prácticas que pueden, al aplicarlas, ayudar a mejorar aquellas comunicaciones que por su importancia lo ameriten.

Veamos algunas pautas que estudiosos del tema aportan para la mejora. Las que se señalan, si se cumplen, contribuyen sin duda, a facilitar que se lleve a cabo una buena comunicación. Seguirlas, ayudará a: 1.- Mantener las interacciones apropiadamente enfocadas. 2.- Mejorar comunicaciones cara a cara para alcanzar calidad en ellas. 3.- Hacer que las ideas se puedan concretar en futuras acciones. Objetivo final de una buena comunicación:

 

 Empiece ------ Aclare ------ Desarrolle ------ Acuerde ------ Finalice

El Modelo de Interacción que se describe, permite darnos cuenta de cómo, tanto las comunicaciones más simples, hasta las más complejas, siguen estas pautas. De ahí, que su comprensión y utilización adecuada permita evitar fallos de comunicación frecuentes, especialmente, en las empresas. Veamos cómo se aplica:

1.     Empiece con: ¿Qué? y ¿Por qué?

2.     Aclare detalles: Puntos confusos. Asegúrense de identificar coincidencias. “Suelo común”.

3.     Desarrolle las ideas: Ambos generando ideas, sugerencias, alternativas de acción, siendo flexibles y abiertos.

4.     Acuerde acciones: Utilizar ideas de ambos, acordar que se hará; quien hará que, para cuando…  Idealmente, dejarlo por escrito.

5.     Finalice revisando lo hecho, y determinen el seguimiento: Resumir y destacar lo acordado, agradecer, reforzar, fijar fecha para examinar los avances que se vayan alcanzando.

El proceso de comunicación cara a cara, dado lo habituados que estamos a él, nos parece simple, sencillo y con frecuencia fácil de realizar. Si se lo analiza con cierta profundidad, se puede observar que existen elementos que le aportan una cierta complejidad, y cuando no se ejecutan de manera adecuada, dan origen a malos entendidos, a conflictos, y a problemas de comunicación frecuentes en el ámbito de las organizaciones, y en general, en la vida. Analicemos cómo se desarrolla proceso.

Inicio ------------ Respuesta

Explicación ------------ Reconocimiento

Confirmación ------------ Entendimiento

Veamos un sencillo ejemplo del proceso de comunicación descrito:

·       ¿Han cambiado la reunión? (Inicio)

·       Sí, cambiaron la hora y la sala (Respuesta)

·       Se va a realizar en la sala de la Dirección (Explicación)

·       ¿Ah, la del cuarto piso? (Reconocimiento)

·       Sí, nos vemos allí en dos horas (Confirmación)

·       De acuerdo. Gracias. (Entendimiento)

Dialogo: La mejor forma de comunicación cara a cara 

El instrumento más poderoso de la comunicación cara a cara es el diálogo. El verdadero diálogo compromete a cada persona en su totalidad. Supone, de cierta forma, vaciarse de uno mismo, sin desde luego, perdernos de vista, para dar cabida a las ideas y sentimientos de los demás, y brindar así, la opción de ponderar nuestra manera de considerar las cosas y modificarlas. Claro, esto sucede, siempre y cuando consideremos que es lo que conviene más y con la finalidad de tomar conciencia más clara de nuestras limitaciones y prejuicios, cuando están presentes interfiriendo el verdadero dialogo.

Escuchar es la esencia del diálogo. Es la llave que puede abrirnos el paso a comprender y ser comprendidos, a ser más justos y sabios, y a encontrar soluciones conjuntas. Al escuchar y dialogar dejamos de imponer nuestro mundo para descubrir la existencia de otros muchos tan buenos y positivos como el nuestro.

Dialogar necesita desarrollar ciertas habilidades comunicativas, tener un buen conocimiento del lenguaje para alcanzar un buen entendimiento y comprensión, así como también, de algunos de sus peligros y de las trampas emocionales y cognitivas que nos acechan continuamente, cuando las personas deciden hablar. Demanda al mismo tiempo, que nos hagamos responsables de lo que decimos y de sus consecuencias. Es por ello, que el proceso humano de comunicarse con otros, resulta a veces, tan complejo.

Un componente inseparable y de gran importancia en la comunicación verbal y en especial, cuando es cara a cara, es el tono o entonación.  Se refiere al énfasis o acento que damos a las palabras al momento de pronunciarlas, siendo éste, capaz de modificar de forma muy significativa el significado o sentido de las mismas. El tono es, el elemento que pone carga afectiva y da mayor o menor sentido a las palabras.

Con la próxima entrega, finalizaré este seductor tema.

http://www.bubok.es/libros/172773/Innovar-la-gestion