Dando
continuidad al que considero tema relevante dentro de lo que es, el
estudio, comprensión y desarrollo eficaz de grupo y, especialmente, de
equipos de trabajo altamente eficaces, he venido escribiendo, contando
el presente, ocho post relacionados con este importante y complejo tema. La
finalidad última es, intentar aportar ideas que pudieran mejorar todo lo que se
realiza mediante la utilización de grupos y equipos.
Lo
percibo al mismo tiempo, relacionado estrechamente con todo aquello que
requiere de innovación periódica, con la posibilidad de cambio y avance, con la
mejora de la efectividad, productividad y calidad de las organizaciones. Sean estas de naturaleza productiva o, más
importante, capaces de generar impacto social relevante.
En
el presente, abordaré un tema, proceso o dinámica, que al igual que los
anteriores considero crucial en los ámbitos donde la presencia de grupos y o de
equipos de trabajo de cualquier índole, es una realidad.
Me
refiero a la necesidad de todo grupo o equipo, de poder, con la finalidad de
aunar, integrar y alinear esfuerzos, de ser capaces de establecer de forma
clara, participativa, y lo más rápidamente posible objetivos o metas inteligibles
para conocer con precisión el trabajo a llevar a cabo. Cuanto más rápidamente se alcance el acuerdo
de determinación de los mismos, es de lo mejor que le puede pasar a un grupo,
en el esfuerzo por obtener eficacia y productividad en el alcance del resultado
esperado.
El
paso de llegar a un acuerdo que permita determinar y definir claramente los
objetivos que el grupo deberá conseguir en cada oportunidad, resulta clave para
alcanzar la mayor efectividad y productividad en el trabajo del mismo.
Determinar:
¿Qué debemos o queremos lograr como grupo / equipo? ¿Qué se espera de nosotros?
¿En cuánto tiempo? ¿Con cuáles especificaciones? Son algunas preguntas e
inquietudes que surgen desde el principio y requieren acuerdo para determinar
con precisión: ¿Por qué y para qué estamos reunidos? ¿Qué queremos o debemos lograr? ¿Cómo vamos a
organizarnos para realizarlo bien? ¿Cuáles indicadores de medición y control
utilizaremos? ¿Quiénes del equipo conocen mejor la actividad? Etc.
Tener
claro hacia dónde ir para evitar confusión, desvíos, pérdidas y/o desperdicio
de recursos, de tiempo, eliminar posibles conflictos y otros, es una de las
primeras interrogantes que todo grupo o equipo debe resolver. De la eficaz
respuesta depende, que desde el inicio puedan comenzar o no, a trabajar como
un equipo de forma eficiente. Para
ello, es indispensable contar al
menos, con un objetivo común, claro, que facilite y permita la alineación y
claridad de las actividades a ejecutarse y el mejor aprovechamiento de los recursos
y potencialidades con que cuentan.
El
objetivo puede y con frecuencia es así, ser el único elemento realmente
aglutinante para un grupo de personas que divergen unas de las otras en algunos
aspectos. Determinar qué se espera del grupo y qué se quiere lograr es, básicamente,
una definición de objetivos o metas de acción.
Tal
como se muestra en la imagen de Establecimiento
de Metas, éstas deben cumplir con ciertos requisitos clave:
·
Ser
específicas. Claramente definidas, comprensibles, precisas y
tener sentido para quienes deben realizarlas, descritas en términos que entiendan.
·
Medibles. Es esencial
que se especifique como medir y asegurar que se logró el resultado esperado.
Deben ser un número limitado. Las personas trabajan mejor cuando se concentran
en pocas metas a la vez.
·
Realizables. Es clave
que quienes tienen que hacer el trabajo estén claros de que pueden realizarlo
de manera excelente. Al mismo tiempo es esencial que presenten un desafío que
se perciba como realizable.
·
Realistas. Las metas
y objetivos siempre tienen que percibirse como posibles de realizar, de lo
contrario su determinación no resultará motivante y no generará compromiso con
ellas. Deben, además, percibirse como una obligación real. Algo que es
necesario alcanzar, e idealmente, superar.
·
Limitadas
en el Tiempo. El periodo de realización o ejecución, tiene que
ser muy claro y estar claramente fijado. Presentan así un reto realizable. El
tiempo disponible para alcanzar el éxito de la actividad tiene que ser y estar
claramente fijado. Se transforma así en reto y factor motivante.
Investigaciones
y estudios recientes realizados con el fin de comprobar el impacto y positivo papel
de la adecuada definición de objetivos y metas con el fin de obtener un mayor
rendimiento han demostrado que hay seis reglas para mejorar la definición de
metas y objetivos, y facilitar la liberación del potencial del grupo-equipo.
Los criterios de una buena definición
de objetivos y metas, deben tomar en cuenta los elementos que se citan:
·
Inicie la definición con un verbo de acción que exprese el
resultado final.
·
Especifique en una frase corta, qué debe lograrse.
·
Incluya medidas concretas de evaluación y medición.
·
Especifique la fecha para la cual se deberá lograr el objetivo.
Es necesario,
además, tomar en cuenta los siguientes componentes:
- Que se puedan alcanzar con los recursos y autoridad que se posee.
- Estar bien alineadas con la estrategia, lo que las convierte en oportunas e imperiosas.
- Tener una estructura orientada al corto plazo (Un año o menos).
- Permitir el logro resultados tangibles, medibles.
- Estar basadas en la disposición de la gente: Lo quieren, están dispuestos y son capaces de realizar, ejecutar ahora.
Una vez que los miembros han logrado
ponerse de acuerdo, algo que suele tomar cierto tiempo, el resto del trabajo de
ahí en adelante se facilita y entran en juego los demás procesos humanos.
Éstos, sin duda, han estado presentes en su mayoría o todos, en las
conversaciones y discusiones que el equipo ha realizado para alcanzar el
acuerdo. Una vez alcanzado, todo fluirá muy favorablemente. Claro, dependiendo siempre
de cómo se hayan gestionado y cómo se vaya haciendo con los demás procesos.
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