Dediqué los últimos doce Post a exponer
un tema que considero fundamental para la supervivencia
y eficacia de empresas y otras
organizaciones. Me refiero a “cómo realizar cambios que tengan elevadas
posibilidades de éxito y de mejora, de las organizaciones”. Con el
presente Post, doy por cerrado, al menos por los momentos, lo que he venido
señalando, en especial, relacionado con la actividad
de consultoría que se necesita llevar a cabo, siempre que se quiera realizar
cambio con la finalidad de alcanzar mejoras significativas y garantía del
proceso de realización.
NUEVE PASOS PARA UN CAMBIO EFICAZ: Algunas
reflexiones relevantes
1.- Considero
que lo primero que se necesita es, saber claramente
desde dónde se está partiendo. Obtener una clara percepción de la situación
actual de partida. Tener conciencia
clara de dónde se está, y de lo esencial ¿dónde se desea estar en un futuro
próximo? Con todos los pros y contras, que sin duda surgirán.
2.- Determinar
claramente, dónde y cómo se quiere estar a futuro, y porqué. Se trata de
precisar una Visión del cambio futuro deseado, acompañada de la descripción
de una
Misión o Razón de Ser del cambio, alineada con la visión deseada
definida en términos de: cómo se quiere que
sea ese futuro y, acompañada por una serie de Valores acerca de ¿Cómo hacerlo? ¿Cómo
conseguirlo? Poniendo el énfasis en cómo se desea establecer y mantener, durante
el tiempo necesario, el cambio.
Esos valores, servirán además, para guiar el
comportamiento de todos hacia ese futuro esperado, novedoso, diferente. ¿Qué quiero
y cómo quiero alcanzar, lograr, ese cambio? ¿Qué debemos cambiar para ello?
¿Qué deberá ser distinto en ese futuro deseado? Varias otras inquietudes.
3.- Determinar,
precisar lo más posible, el tipo de “Cultura, Ambiente, Clima de trabajo y de funcionamiento futuro”. Desarrollar una
“Cultura
de la Organización” centrada en: ¿El Poder? ¿En las Funciones? ¿En Objetivos y Resultados? ¿En las
Personas? ¿En la Innovación? ¿En la Digitalización?
Es importante determinar el porcentaje aproximado en el que se desea la
presencia y, en consecuencia, el posible impacto de cada una de estas culturas encauzando
el funcionamiento y el enfoque de futuro de la organización o empresa. Basado
en ello, se produce un marcado impacto en la filosofía, principios y en
consecuencia, en el funcionamiento de la organización. Con frecuencia, resulta
muy determinante en muchos aspectos y componentes de la misma.
4.- Como
consecuencia de haber realizado todo lo anterior, se entra en el periodo
de Transición. Recibe esa denominación, “el camino a ser recorrido desde el
momento en que la organización o empresa se encuentra hoy, hasta el punto y
situación deseada en el futuro predeterminado” (Visión y Misión del cambio).
Durante el periodo de tiempo que dura la Transición,
es necesario llevar a cabo, en los diferentes ámbitos de funcionamiento de la
organización, diversas intervenciones de Desarrollo Organizacional D.O., que
van a facilitar y a “preparar el terreno”
para asegurar los cambios tal como se han visibilizado e imaginado.
Se trata por ejemplo, de Intervenciones de:
Formación e integración de Equipos (Team
Building). Entrenamiento y desarrollo de nuevas y diversas capacidades y
competencias que se requerirán en la “nueva organización”. De desarrollo de competencias
para: el trabajo en equipo, el liderazgo eficaz, la creación de sistemas de
reconocimiento, de un enfoque para aprovechar el talento, incrementar la claridad organizacional, construir sobre las fortalezas de las personas sustentadas en las de la
organización, para la solución de conflictos, la solución de problemas, la toma de decisiones,
y cualquier otra que con el avance del proceso se identifique y detecte como
necesaria y oportuna.
Lo especificado en relación con los cuatro puntos
que preceden, permite vencer el “temor a
lo desconocido” y superar la resistencia a lo nuevo, a lo que
se ha venido transformando, y al cambio. Se obtiene así, proveniente del potencial de
todas las personas, una gran riqueza y capacidades para respaldar el cambio y las
mejoras. Estos cambios y mejoras durante el período de transición, se irán realizando
y desarrollando a lo largo de este extenso y complejo lapso. Usualmente el
lapso de transición para alcanzar y estabilizar el cambio, requiere de entre uno y
dos años de dedicación. Lógicamente, es un periodo que depende de la envergadura
y complejidad del cambio requerido.
5.- Llegados
a este punto nos encontramos en: la nueva
situación deseada. Se hace por ello necesario revisar y actualizar la Visión
original del cambio, a la luz de todo lo que se ha venido realizando,
logrando y, por los cambios ya acontecidos. Deben así mismo, revisarse y
ajustarse, de ser conveniente, la misión
y valores inicialmente determinados.
Se ha llegado también al momento de,
establecer la que será Estrategia de
negocio y /o de funcionamiento, que la nueva organización deberá adoptar
para su eficaz labor de éxito y consolidación, dentro ese nuevo futuro.
Al mismo tiempo, se continuará avanzando realizando
los respectivos ajustes a lo Planificado inicialmente. Y se actualizará la situación mediante un Plan de funcionamiento para la
"Nueva Organización”. Ésta, deberá
distar bastante de la anterior, de acuerdo con los cambios ya alcanzados y en marcha. “La Nueva”,será más eficaz, abierta, flexible, transparente, productiva y de mayor calidad
general, que la dejada atrás.
6.- Para ser más exitosa y eficaz, “la nueva organización” necesita determinar
algunas Estrategias, ejes de funcionamiento futuro, y/o actividades clave, que deberán realizarse con la finalidad de ir consolidando
el cambio, preparando y capacitando a las personas que llevarán adelante el
mismo. Poco a poco, se avanza en complementtar “el
clima organizativo deseado” que permitirá funcionar eficazmente en la nueva realidad a la que se enfrenta la organización.
Se irá haciendo y conformando durante, el período de
Transición, ya señalado que oscila de uno a dos años. Tiempo que debe aprovecharse para realizar
diferentes cursos y talleres de capacitación y desarrollo de competencias
que demandará la nueva realidad. Iinsisto en ello, por su
impacto positivo y relevancia, como freno a la resistencia al cambio, que si provoca el
desconocimiento del futuro. Permite además, el aporte de “nuevas competencias” necesarias para enfrentar, con
mayor seguridad y profesionalismo, ese futuro desconocido.
Además
de las nuevas estrategias es esencial en este punto, y con el fin de influir de
forma adecuada en los primeros momentos de arribar al “territorio deseado”, precisar
tres o cuatro objetivos del cambio: claros, medibles, retadores, que puedan
lograrse en corto tiempo para que resulten motivadores y reforzantes.
7.- Se
llega a otro momento clave para avanzar y afianzar la organización acorde con
el momento y el futuro esperado. Se trata de determinar el tipo de Estructura
Organizativa a implantarse, para garantizar un buen funcionamiento y
flujo de los diferentes procesos, y de las actividades cotidianas. Es obvio que
la estructura
que se diseñe e implemente, deberá ser diferente de la anterior
existente que por lo general habrá estado basada en: la jerarquía, el poder,
verticalidad, niveles de autoridad, departamentalización, una excesiva centralización,
tener poca flexibilidad para adaptarse a los cambios que se suceden, con frecuencia, en el
entorno.
La “nueva
estructura” deberá ahora ser más:
Horizontal, plana, flexible, abierta, participativa, transparente, exigente,
construida sobre la adecuada utilización y estímulo del talento de las
personas, basada en la confianza, el compromiso, y el trabajo en equipos. Todo
lo contrario de lo usual, de lo común. Con mucha frecuencia es, en este paso,
donde la mayor parte de los procesos de cambio fracasan. Quienes dicen que es
necesario cambiar, son luego los primeros en resistir los cambios en relación
con la estructura y organización. El problema se agrava casi siempre, “debido
a que es ahí, donde radica el poder, en los niveles altos”. Eso les facilita
obstaculizar y paralizar el cambio y terminan consiguiendo que no se produzca.
La resistencia a cambiar. “Si siempre se ha hecho así ¿para qué cambiar?”
8.- Si al llevar a cabo el paso anterior se ha logrado tener éxito, lo que no resulta fácil,
se ha conseguido entonces enfocar la empresa u organización dentro
de un modelo de gestión congruente de las personas. Se sabe, y a estas
alturas ya está más que probado, que las personas en general poseen un potencial, capacidades y competencias,
que en las organizaciones tradicionales, burocráticas, donde predomina el poder
y el individualismo, por diversas razones tales como: desconocimiento, miedos,
incredulidad, no valorar realmente a las personas, temor a perder el control de
las situaciones habituales, y varias otras, ese potencial no ha sido adecuadamente aprovechado, por un lado, en beneficio
propio de la persona, pero tampoco de la empresa.
Ese valioso potencial, se ha mantenido represado, frenado,
provocándose así que ese potencial, con
frecuencia desconocido, se pierda, no se utilice, lo que produce frustración en
quienes lo poseen. Como en todo, siempre existen excepciones.
Por lo señalado, es indispensable llevar a
cabo procesos de: formación, de desarrollo, capacitación, y de identificación,
descubrimiento y valoración de las fortalezas que cada quien posee.
El objetivo es, que la organización sea capaz de aprovechar todo ese potencial
y talento que está ahí, simplemente esperando la llegada de unos líderes excelentes,
eficaces y maduros sicológicamente, que sepan sacarle provecho.
9.- Una
vez que se ha avanzado a lo largo de todo el proceso de cambio, que se han ejecutado varias de las “Acciones de Consultoría”, y que se han dado los pasos ya indicados,
considero indispensable seguir prestando atención muy especial a las personas
que, desde el inicio, y algunas desde antes, han venido actuando y sin temor, apoyando
y estimulando lo decidido y ejecutado.
Es por tanto necesario centrarse en desarrollar, capacitar, a
quienes continuarán siendo los elementos claves de todo el Proceso de Cambio como líderes, guías y soportes del mismo.
Conforman la “masa crítica” que hay
que entrenar y desarrollar para que puedan actuar como líderes excepcionales , competentes dentro de la nueva situación y organización.
Me gusta siempre destacar y llamar claramente
la atención, acerca de que: “a fin de cuentas son
éstos, los líderes, quienes hacen que una organización o empresa sea eficaz,
productiva, de calidad y exitosa". O todo
lo contrario, que sea una empresa: ineficaz, fracasada, obsoleta y en
consecuencia, llena de individuos “perdedores encerrados bajo la protección de
su propia burbuja de poder”.
Estos nueve pasos y las diferentes actividades
del proceso tienen que ser siempre, para hacerse bien, guiados, facilitados por
un “Agente de Cambio” especialista en el Desarrollo de Organizaciones. En esa dirección os comento, que la
mayor parte de mis experiencias de trabajo me han permitido, sin dudas,
comprobar que siempre es posible, mediante un proceso de cambio adecuado, bien
planificado, específicamente diseñado y realizado de manera profesional, conseguir
mejoras y resultados importantes para las organizaciones y sus trabajadores.
En mi caso, me refiero esencialmente a
trabajos de consultoría realizados dentro de la "Filosofía, Enfoque,
Instrumentos y Herramientas del Desarrollo Organizacional ". En los mismos, siempre he buscado contribuir y ayudar a las organizaciones
cliente, a mejorar. A ser más eficaces, más productivas, a competir con mayor
eficiencia y calidad, a tratar bien a su personal y a obtener mejores
resultados, en general.
Transmitir cómo hacerlo bien, ha sido la idea que planteé a través de los
doce post a que me he referido al inicio. Cómo hacerlo bien para realmente
tener éxito en la realización de esa compleja y con frecuencia enrevesada
actividad debido principalmente a las muy diversas y contradictorias variables
intervinientes: luchas de poder,
envidias, conflictos, inseguridad, inmadurez sicológica de las personas, sentimientos enfrentados, historias previas,
manipulación de diversos tipos de recursos y varios otros de signo negativo.
Pero las hay también, usualmente, de signo positivo. Hay que enfocar el proceso
en incrementar estas últimas. Todas están siempre, en mayor o menor
grado, presentes en las: Empresas, Universidades, Organismos Oficiales, Bancos,
Seguros, Organizaciones sin fines de lucro (ONG), Centros de enseñanza, y/o de
cualquier otra índole.
He descrito los 9 Pasos, que a mi modo de ver, es imprescindible
ejecutar. He recapitulado lo especificado a lo largo de las 12 entregas, con la
finalidad de ayudar, en este momento, a
alcanzar una mayor concreción ycomprensión de los componentes de un proceso de cambio, y dar así por cerrado el
tema que ha venido ocupándome desde Noviembre.
Ojalá que lo haya conseguido y gracias por dedicar unos minutos a la lectura.
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